Firmentext, Funktionen und Vorlagen

Firmentext und Funktionen richten Sie einmal ein, danach übernimmt sie jedes Zeugnis von selbst. Der Firmentext beschreibt Ihr Unternehmen, die Funktion liefert Aufgaben und eine frei wählbare Fähigkeit als Vorschlag.

Bevor Sie beginnen

Den Firmentext der Organisation, der Bereiche und Fachbereiche sowie die Funktionen pflegt ein Konto mit der Rolle Admin in der Administration. HR pflegt den Firmentext direkt im Zeugnis, im Schritt «Unternehmen».

Der Firmentext gilt je Ebene: Ein Fachbereich mit eigenem Text geht vor, sonst gilt der Text des Bereichs, sonst der der Organisation. Ein leeres Feld heisst, dass die Ebene den Text von oben übernimmt.

Funktionen sind die Stellenbezeichnungen Ihrer Organisation. Sie entstehen von selbst, wenn jemand bei einem Eintritt, Austritt oder Benutzerkonto eine Stellenbezeichnung einträgt. Wie Sie Bereiche und Funktionen grundsätzlich anlegen, steht unter Struktur aufbauen.

Wo Sie es finden

Klicken Sie in der Seitenleiste auf «Organisation» (1). Wählen Sie links in der Abschnittsliste «Bereiche» (2).

Direkt öffnen: Bereiche (nur Admin) (öffnet in neuem Tab)

Als HR öffnen Sie ein Zeugnis in der Liste «Zeugnisse» und wählen dort den Schritt «Unternehmen».

Schritte

1. Klicken Sie in der Zeile «Firmentext der Organisation» auf «Firmentext» (1). Für einen Bereich oder Fachbereich klicken Sie in dessen Zeile auf das Stiftsymbol «Firmentext bearbeiten».

   

2. Schreiben Sie ins Feld «Was tut dieses Unternehmen?» ein bis zwei Absätze, höchstens 2000 Zeichen. Beim Text der Organisation füllen Sie dazu «Branche», «Mitarbeitende ca.» und «Website» aus. Klicken Sie auf «Speichern».

   Im klassischen Zeugnis steht der Text als eigener Absatz nach der Einleitung. Das strukturierte Blatt nimmt nur den ersten Absatz; empfohlen sind dort höchstens 40 Wörter.

3. Wählen Sie links den Abschnitt «Funktionen». Mit «+ Funktion» (3) legen Sie eine an, mit dem Stiftsymbol einer Zeile bearbeiten Sie eine bestehende.

   

4. Klicken Sie im Dialog «Funktion bearbeiten» unter «Aufgabenvorlage» auf «+ Aufgabe» (4). Tragen Sie die typischen Aufgaben der Funktion ein; bis zu 30 Aufgaben sind möglich.

   Tragen Sie bei Bedarf eine «Frei wählbare Fähigkeit» mit «Klammertext» ein, etwa Kundenorientierung mit Beratung und Reklamationen. Setzen Sie das Häkchen «Führungsfunktion», wenn die Stelle ein Team führt.

   

5. Prüfen Sie «Schreibweise weiblich» und «Schreibweise männlich». Leer lassen genügt, wenn die Anwendung die Form richtig ableitet, etwa aus Sachbearbeiter/in. Klicken Sie auf «Speichern».

Was danach passiert

Jedes Zeugnis druckt den Firmentext der Ebene, zu der die Mitarbeitenden gehören. Im Schritt «Unternehmen» steht, welcher Text gerade wirkt, etwa «Text der Organisation».

Die Aufgabenvorlage erscheint im Schritt «Tätigkeiten» unter «Vorschläge», zusammen mit Aufgaben aus früheren Zeugnissen. Die frei wählbare Fähigkeit steht im Schritt «Beurteilung» als sechste Fähigkeit bereit. Die «Führungsfunktion» übernimmt das Zeugnis als Vorschlag.

Die Schreibweise der Funktion richtet sich nach der Anrede im Zeugnis. So steht im Zeugnis einer Frau die weibliche Form.

Tipps und typische Fehler

Noch kein Firmentext: Dann steht im Schritt «Unternehmen» «Noch kein Firmentext — empfohlen». Das Zeugnis entsteht trotzdem, nur ohne Absatz über das Unternehmen.

Mehrere Gesellschaften: Ein Zeugnis einer weiteren Gesellschaft druckt nur deren eigenen Text. In der Administration pflegen Sie ihn im Abschnitt «Gesellschaften» im Feld «Firmenbeschreibung (für Zeugnisse)», im Zeugnis im Schritt «Unternehmen». Fehlt er, nennt der Schritt die Lücke, und das Zeugnis entsteht ohne Absatz über die Firma.

Eigener Text für einen Fachbereich: Im Schritt «Unternehmen» bietet der Editor «Eigenen Text für diesen Fachbereich anlegen» an. Dieser Text gilt dann für alle Zeugnisse dieses Fachbereichs.

Firmentext im Zeugnis gesperrt: Ist das Zeugnis abgelegt oder schon unterzeichnet, lässt sich das Feld dort nicht mehr ändern. Der Hinweis nennt den Grund. Ein Konto mit der Rolle Admin pflegt den Text dann in der Administration; als Admin führt Sie der Link im Hinweis direkt zur Karte Struktur.

Keine Vorschläge bei den Tätigkeiten: Die Funktion hat keine Aufgabenvorlage. Im Dialog steht dann «Ohne Aufgaben schlägt das Arbeitszeugnis nichts vor.»

Doppelte Schreibweisen: Stehen Sachbearbeiter Finanzen und Sachbearbeiterin Finanzen getrennt da, legen Sie sie mit «Zusammenlegen mit …» zusammen. Alle Mitarbeitenden und Konten tragen danach die gewählte Bezeichnung.

Häufige Fragen

Mehrere Funktionen mit denselben Aufgaben? Tragen Sie bei allen dieselbe «Funktionsgruppe» ein. Funktionen einer Gruppe teilen sich die Aufgabenvorlage.

Wirkt ein geänderter Firmentext auf abgelegte Zeugnisse? Nein. Ein abgelegtes Zeugnis ist ein fertiges PDF und bleibt, wie es war.

Wo stelle ich Kopf und Fuss der Zeugnisse ein? Unter Briefpapier. Dort schalten Sie auch Unterschriften und den QR-Code auf dem strukturierten Blatt ein.