Was Bewerbende sehen

Jede Bewerbung hat ein eigenes StatusportalPersönliche Seite einer bewerbenden Person ohne Konto. Sie zeigt den Stand der Bewerbung, Termine, Unterlagen und Mails; dort lässt sich die Bewerbung zurückziehen oder die Daten löschen.Nochmals tippen öffnet das Glossar.. Dort sieht die Person den Stand, ihre Termine, Unterlagen und Mails und kann die Bewerbung zurückziehen oder ihre Daten löschen.

Bevor Sie beginnen

Das Portal braucht kein Konto. Die Person öffnet es über einen persönlichen Link am Ende jeder Mail an sie.

Dort steht: «Sie können Ihre Bewerbung jederzeit online einsehen, zurückziehen oder Ihre Daten löschen lassen». Der Link gilt 90 Tage ab der Bewerbung. Danach zeigt das Portal «Diese Bewerbung wurde nicht gefunden oder der Link ist abgelaufen.»

Ob das Portal siezt oder duzt, folgt der Einstellung «Anrede in der Bewerber-Kommunikation». Oben steht das Logo Ihrer Firma.

Wo Sie es finden

Das Portal ist eine Seite für die Bewerbenden, nicht für Sie. Sie selbst öffnen es nur über den Link der Person.

Brauchen Sie den Link selbst, etwa weil die Bestätigungsmail nicht ankam? Öffnen Sie die Akte der Bewerbung und klicken Sie in der linken Spalte auf «Mehr». Dort wählen Sie «Portal-Link kopieren»; das dürfen HR und Admin.

Direkt öffnen: Bewerbende (öffnet in neuem Tab)

Schritte

1. Stand der Bewerbung

   Oben stehen Stellentitel und Eingangsdatum, darunter vier Stufen: «Eingang», «Prüfung», «Gespräch», «Entscheid». Ein Satz sagt, was als Nächstes geschieht, etwa «Das Unternehmen sichtet die Unterlagen und meldet sich per E-Mail.» Den internen Status sieht die Person nicht; eine Absage erscheint als «Abgeschlossen», der Grund steht in der Absage-Mail.

   

2. Termine, Kontakt und Unterlagen

   Ist ein Interview geplant, zeigt das Portal Datum, Art und Ort. Die Person bestätigt den Termin oder schlägt einen anderen Zeitpunkt vor. Stehen TerminvorschlägeZwei bis fünf Zeiten für ein Interview, aus denen die Bewerberin im Statusportal eine wählt. Erst die Wahl macht daraus einen festen Termin.Nochmals tippen öffnet das Glossar. offen, wählt sie dort einen aus. Darunter folgen die Kontaktperson der Stelle, die eigenen Dokumente und der Bereich «Dokument nachreichen». Im aufklappbaren Bereich der Mails liest sie alle Nachrichten, die Sie aus dem System gesendet haben, und ihre eigenen Antworten, sofern Ihre Organisation Antworten einfängt. Jede Mail trägt ihre Art, etwa «Absage» oder «Interview-Einladung», auch wenn Sie sie im Nachrichtenfenster mit einer Vorlage geschrieben haben. Persönliche Mails ohne Vorlage heissen «Nachricht».

   

3. Bewerbung zurückziehen

   Mit «Bewerbung zurückziehen» (3) und «Jetzt zurückziehen» zieht die Person ihre Bewerbung zurück, auf Wunsch mit einem Grund. Der Knopf fehlt, sobald die Bewerbung eingestellt, abgelehnt oder bereits zurückgezogen ist.

4. Daten löschen

   Mit «Alle meine Daten löschen» (4) und «Dauerhaft löschen» entfernt die Person ihre Bewerbung samt allen Dokumenten sofort. Das lässt sich nicht rückgängig machen.

   

Was danach passiert

• Rückzug: Die Bewerbung wechselt auf «Zurückgezogen». Die Person erhält die Vorlage «Rückzug bestätigt», die auch im «E-Mail-Verlauf» der Akte steht. Ihre Organisation wird mit «Bewerbung zurückgezogen» benachrichtigt, samt Grund, falls die Person einen genannt hat.
• Löschung: Die Person erhält per Mail eine Bestätigung, dass ihre Bewerbungsdaten gelöscht wurden. Ihre Organisation erhält die Meldung «Löschbegehren». Die Akte ist danach nicht mehr vorhanden, auch nicht für HR.
• Termin bestätigt: Solange die Person einen Termin nicht bestätigt hat, steht in der Akte im Abschnitt «Interview» der Vermerk «Noch nicht von der Person bestätigt.»

Tipps und typische Fehler

Link weitergeben: Nach dem Kopieren meldet die Akte «Portal-Link kopiert. Er öffnet die Bewerbung dieser Person — bitte nur an sie weitergeben.» Wer den Link hat, kann die Bewerbung zurückziehen oder löschen.

Abgelaufener Link: Ist der Link älter als 90 Tage, kopiert die Akte ihn trotzdem und meldet «Link kopiert — er ist allerdings abgelaufen. Die Person sieht im Portal einen Hinweis.»

Dokument abgelehnt: Eine beschädigte oder zu umfangreiche Word-Datei lehnt «Dokument nachreichen» mit «Diese Datei ist beschädigt oder zu gross. Bitte als PDF hochladen.» ab. Die Person reicht das Dokument dann als PDF nach.

Was nicht erscheint: Notizen, Bewertungen, importierte Mails, nicht zugestellte Mails und der Vermerk, ob eine Mail geöffnet wurde, bleiben intern.

Häufige Fragen

Kann ich den Rückzug rückgängig machen? Nein. Das Portal warnt vor dem Rückzug: «Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.» Nach dem Rückzug sieht die Person «Ihre Bewerbung wurde erfolgreich zurückgezogen. Sie erhalten eine Bestätigung per E-Mail.»

Löscht das Portal auch Daten im Onboarding? Die Löschung betrifft die Bewerbung im Recruiting. Wer bereits ins Onboarding übernommen wurde, hat dort einen eigenen Eintritt, siehe Bewerbung ins Onboarding übernehmen.

Sieht die Person, wer ihre Bewerbung bearbeitet? Sie sieht die Kontaktperson der Stelle unter «Kontakt bei Fragen». Wer die Akte intern liest oder bewertet, steht nicht im Portal.