Mitarbeitende pausieren

Eine Person pausiert, etwa zwischen zwei Saisons oder während eines unbezahlten Urlaubs, und bleibt angestellt. Sie pausieren die Person dafür, statt einen Austritt zu erfassen. Bis zur Rückkehr ruhen die Erinnerungen zu Probezeit und geplanten Gesprächen.

Bevor Sie beginnen

Pausieren geht nur bei Personen mit dem Status «Aktiv (bestehend)». Läuft noch der Eintritt oder schon ein Austritt, fehlt der Eintrag im Menü.

HR und Admin pausieren eine Person direkt und beenden die Pause direkt. Fachleitung und Bereichsleitung stellen dafür einen Antrag; erst die Bestätigung durch HR macht ihn wirksam.

Das gilt während der Pause:

• Die Person bleibt in der Liste der Mitarbeitenden und zählt weiter zum Bestand; die Statistik nennt sie gesondert.
• Erinnerungen zur Probezeit kommen nicht, und die Probezeit wird nicht automatisch als bestanden markiert.
• Geplante Gespräche bleiben in der Akte, lösen aber keine Erinnerung aus.
• Die Bewilligung wird weiter überwacht; die Verlängerung muss vor der Rückkehr stehen.
• Was für Lohn, Badge oder Geräte zu tun ist, steht auf Wunsch in einer Checkliste für die Pause und einer für die Rückkehr.

Wo Sie es finden

Klicken Sie in der Seitenleiste auf «Mitarbeitende» und öffnen Sie die Personalakte der Person. Rechts im Kopf der Akte öffnet das Symbol mit den drei Punkten das Menü «Weitere Aktionen».

Direkt öffnen: Mitarbeitende (öffnet in neuem Tab)

Dort steht für HR und Admin «Pausieren», für Fachleitung und Bereichsleitung «Pause beantragen».

Schritte

1. Wählen Sie im Menü den Eintrag für die Pause. Ein Dialog erklärt kurz, was während der Pause gilt.

2. Wählen Sie unter «Pausiert ab» den ersten Tag der Pause. Vorgeschlagen ist heute.

   Das Datum darf zurückliegen, aber nicht vor dem Eintritt. Es liegt höchstens ein Jahr voraus und vor einem bekannten Austritt.

3. Kennen Sie den Tag der Rückkehr, tragen Sie ihn unter «Zurück am» ein; das Feld ist freiwillig. Es liegt frühestens am ersten Tag der Pause und nie in der Vergangenheit.

4. Wählen Sie unter «Grund» den Anlass der Pause. Zur Wahl stehen «Saison», «Unbezahlter Urlaub», «Sabbatical», «Weiterbildung», «Mutterschaftsurlaub», «Vaterschaftsurlaub», «Längere bezahlte Abwesenheit» und «Anderes».

   Bei «Anderes» ist die Bemerkung Pflicht. Bei Krankheit, Unfall oder Militärdienst wählen Sie «Längere bezahlte Abwesenheit». Der Hinweis lautet «z. B. Krankheit, Unfall oder Militär — ohne Angabe des Grundes».

5. Schreiben Sie bei Bedarf einen Text in «Bemerkung (optional)». Fachleitung und Bereichsleitung sehen hier «Begründung für HR (optional)».

6. Für HR und Admin steht unter den Feldern ein Häkchen für die Checkliste zur Pause. Es ist vorausgewählt; für eine kurze Pause entfernen Sie es.

   Mit Häkchen öffnet sich danach der Dialog zum Eröffnen. Dort wählen Sie Vorlage und Bausteine wie bei einem Eintritt.

7. Bestätigen Sie. HR und Admin klicken auf «Pausieren», die Meldung «Pausiert» bestätigt es. Fachleitung und Bereichsleitung klicken auf «Antrag an HR senden» und sehen «Antrag an HR gestellt».

8. Die Pause beenden Sie über dasselbe Menü. HR und Admin wählen «Pause beenden», Fachleitung und Bereichsleitung «Rückkehr beantragen».

   Das Häkchen beim Beenden eröffnet die Checkliste zur Rückkehr. Liegt der Beginn noch in der Zukunft, heisst der Eintrag «Geplante Pause absagen». Eine offene Checkliste zur Pause schliesst ein zweites Häkchen ab.

Was danach passiert

In der Liste steht neben dem Status eine Plakette mit dem Beginn der Pause und dem Rückkehrdatum. Im Filter für den Status wählen Sie «Pausiert». Die Zahlen über der Liste ändern sich nicht.

Im Kopf der Personalakte erscheint dieselbe Plakette. Ein Hinweis darunter nennt, was ruht, und das Rückkehrdatum oder «Rückkehrdatum noch offen».

HR ändert das Datum dort mit «Rückkehrdatum ändern». Fachleitung und Bereichsleitung wählen «Rückkehrdatum beantragen».

Steht das Rückkehrdatum beim Eröffnen der Checkliste «Pause» schon fest, entfällt «Rückkehrdatum vereinbaren» mit dem Vermerk «Rückkehrdatum bereits erfasst». Sonst tragen Sie das Datum im Feld «Vereinbartes Rückkehrdatum» ein; nach dem Abhaken übernimmt «Als Rückkehrdatum übernehmen?» es. Der Kopf der Checkliste nennt «Pause ab» und «zurück am».

14 Tage vor der Rückkehr legt die App die Checkliste «Rückkehr» an und meldet es HR. Sie ist «noch nicht eröffnet»; Vorlage und Bausteine wählen Sie beim Eröffnen.

Am Rückkehrtag kommt der Hinweis «Pause endet heute». Ab dann steht in «Meine Aufgaben» eine Aufgabe, die den Dialog «Pause beenden» öffnet.

Ein Antrag landet bei HR unter «Änderungsanträge», mit Benachrichtigung in der Inbox. Bestätigt HR ihn, fragt die Seite nach der Checkliste. «Checkliste eröffnen» führt zum Eröffnen, «Später» lässt die Genehmigung gelten.

Je Checkliste «Pause» bzw. «Rückkehr» nennt die Akte den Stand mit «Öffnen» oder «noch nicht eröffnet» mit «Eröffnen». Mit der Rückkehr laufen alle Erinnerungen wieder.

Tipps und typische Fehler

Kein Austritt: Pausiert heisst, der Vertrag läuft weiter. Endet das Arbeitsverhältnis, erfassen Sie einen Austritt.

Die Pause endet nicht von selbst: Eine Rückkehr verschiebt sich oft. Verschieben Sie dann das Rückkehrdatum; die Fristen der Checkliste «Rückkehr» rechnen ab dem neuen Tag.

Probezeit in der Pause: Die Probezeit wird nicht automatisch verlängert. Endete sie während der Pause, nennt der Dialog beim Beenden das Datum. Ohne Entscheid gilt sie nach der Rückkehr als bestanden.

Probezeit bei längerer bezahlter Abwesenheit: Bei Krankheit, Unfall oder gesetzlicher Pflicht verlängert sich die Probezeit entsprechend (Art. 335b Abs. 3 OR). Das neue Ende tragen Sie selbst ein.

Antrag passt nicht mehr: Scheitert die Bestätigung eines älteren Antrags, endet die Meldung mit «Antrag bitte ablehnen.»; lehnen Sie ihn dann ab.

Ein Antrag je Person: Wartet schon ein Antrag, steht im Menü «Antrag zur Pause offen».

Welche Aufgaben kommen: Die Standardvorlagen passen ihre Aufgaben dem Grund an. Bei längerer bezahlter Abwesenheit kommt «Lohnfortzahlung und Taggelder klären» dazu, beim Mutterschaftsurlaub «Kündigungsschutz beachten» und zur Rückkehr «Stillzeit und Arbeitsplatz klären». Unveränderte ältere Vorlagen haben sie nachträglich erhalten.

Checkliste abschliessen ist nicht Pause beenden: Die Person bleibt pausiert, bis jemand «Pause beenden» wählt.