Zuweisen, freigeben und unterschreiben

HR legt fest, wer ein Zeugnis beurteilt, freigibt und unterzeichnet, und die Personen erledigen ihren Schritt der Reihe nach. Am Ende legt HR das fertige Zeugnis als PDF in der Personalakte ab.

Bevor Sie beginnen

Die KetteDie Reihe der Personen, die ein Zeugnis nacheinander beurteilen, freigeben oder unterzeichnen. HR stellt sie zusammen; das Zeugnis durchläuft jede Person der Reihe nach.Nochmals tippen öffnet das Glossar. stellen HR und Admin zusammen. Alle anderen lesen sie nur. Drei Rollen stehen zur Wahl:

• «Vorgesetzte/r» (beurteilt): Fachleitung oder Bereichsleitung. Wer für die Person zuständig ist, steht zuoberst.
• «HR» (gibt frei): ein Konto, das in Ihrer Organisation für HR zuständig ist.
• «Unterzeichnen»: Bereichsleitung, Fachleitung, HR oder Admin. Unterschriften stehen immer am Ende der Kette.

Wer unterzeichnen soll, hinterlegt vorher einmal ein Bild seiner Unterschrift. Das geht im Benutzermenü unter «Unterschrift»: PNG oder JPEG, höchstens 500 KB, nur die Unterschrift ohne Rand.

Wo Sie es finden

Öffnen Sie das Zeugnis in der Liste «Zeugnisse». Oben im Kopf steht die Kette als Reihe von Initialen mit dem Namen der Person, die am Zug ist (1). Ein Klick darauf öffnet den Dialog.

Direkt öffnen: Zeugnisse (öffnet in neuem Tab)

Schritte

1. Klicken Sie im Dialog auf das Plus an der Stelle, an der jemand dazukommen soll (1). Bei leerer Kette schlägt «Standardkette vorschlagen» alle zuständigen Führungspersonen zum Beurteilen vor, die Fachleitung vor der Bereichsleitung, und Sie selbst zum Freigeben.

2. Wählen Sie unter «Wen möchten Sie einsetzen?» die Rolle und dann die Person. Neben jeder Rolle steht, wie viele Personen verfügbar sind.

   Tragen Sie bei Bedarf eine «Frist (leer = ohne)» und eine Notiz ein. Die Notiz erhält die Person mit der Zuweisung.

3. Klicken Sie auf «Speichern und zuweisen» (3). Darüber steht, wer beim Speichern am Zug ist und eine E-Mail erhält.

   

4. Wer am Zug ist, erledigt seinen Schritt: Die Führungsperson klickt auf «Beurteilung abschliessen», HR auf «Freigeben». Die Rückfrage nennt, wer danach an der Reihe ist.

5. Wer unterzeichnen soll, klickt auf «Unterzeichnen». Der Dialog «Zeugnis unterzeichnen» zeigt die hinterlegte Unterschrift mit Name und Stellenbezeichnung.

   Fehlt im Konto die Stellenbezeichnung, fragt der Dialog im Feld «Ihre Stellenbezeichnung» danach. Sie steht im Zeugnis unter der Unterschrift, die Rolle im Programm nie.

6. Ist die Kette durch, klickt HR auf «In Personalakte ablegen» und bestätigt mit «Ablegen». Im Kopf steht danach «Abgelegt am» mit Datum (6).

   

Was danach passiert

Jede Person am Zug erhält eine E-Mail mit Link und eine Meldung im Posteingang. Der Titel der Meldung nennt den Schritt: «Zeugnis zur Beurteilung», «Zeugnis zur Freigabe» oder «Zeugnis zur Unterschrift».

Wer unterzeichnen soll, liest in der Mail «Ein Zeugnis wartet auf Ihre Unterschrift», der Betreff endet mit «bitte unterzeichnen». Am Tag der Frist geht einmal eine Erinnerung an die Person, die dann am Zug ist. In der Übersicht und auf der Dashboard-Karte steht eine abgelaufene Frist als überfällig.

Ab der ersten Unterschrift sind Wortlaut, Layout und Kette fest. Die Unterschrift ist ein hinterlegtes Bild mit Zeitpunkt und Prüfsumme über Wortlaut und Layout, keine qualifizierte elektronische Signatur.

Beim Ablegen wird das Zeugnis als PDF verschlüsselt im Ordner «Arbeitszeugnisse» der Personalakte abgelegt. Danach bleibt es, wie es ist. Ein älteres Zeugnis derselben Person bleibt daneben liegen.

Tipps und typische Fehler

Ablegen geht nicht: Solange jemand noch beurteilt oder freigibt, steht dort «Die Ablage wartet auf die Kette.» Fehlt eine Unterschrift, nennt die Zeile die Person, die noch zeichnen muss.

Bild zu gross: Eine Datei über 500 KB weist die Seite mit «Datei zu gross (max 500 KB)» ab. Verkleinern oder beschneiden Sie das Bild und laden Sie es erneut hoch.

Noch keine Unterschrift hinterlegt: Dann öffnet «Unterzeichnen» einen Hinweis mit dem Knopf «Unterschrift hinterlegen». Laden Sie das Bild hoch und unterzeichnen Sie danach.

Nach der Unterschrift fällt ein Fehler auf: HR klickt im Hinweis über den Schritten auf «Wieder öffnen». Alle Unterschriften werden ungültig, die Unterzeichnenden erhalten eine Meldung, und die Kette läuft ab dem ersten Unterschriftsschritt von vorn.

Zurückgegeben: Gibt eine Führungsperson mit «An HR zurückgeben» zurück, erscheint das Zeugnis auf der Karte der HR-Person unter «Zurück an mich», samt Kommentar. Im Zeugnis selbst steht der Kommentar oben im Kopf. Nach der Korrektur setzt der Knopf daneben die Führungsperson wieder in die Kette; mit «Speichern und zuweisen» ist sie wieder am Zug.

Unterschrift später ersetzt oder gelöscht: Ein bereits unterzeichnetes Zeugnis behält das Bild, mit dem unterzeichnet wurde.

Häufige Fragen

Muss das strukturierte Blatt unterschrieben sein? Nein. Ab Werk nennt es die zuständige Person mit Telefonnummer. Unterschriften zeigt es nur, wenn Ihre Organisation «Strukturiertes Blatt mit Unterschriften» unter Briefpapier einschaltet.

Wo sehe ich, wer was wann getan hat? Klicken Sie im Kopf auf das Uhrsymbol «Verlauf». Dort stehen Zuweisungen, Abschlüsse und Rückgaben mit Kommentar.

Wo liegt das abgelegte Zeugnis? In der Personalakte der Person, siehe Dokumente ablegen und ansehen.