Geräte zuweisen und zurücknehmen

Ein Gerät aus dem Lager weisen Sie einer Person zu, beim Austritt nehmen Sie es wieder zurück. Beides geht in der Geräteliste und direkt auf der Checkliste; jedes Mal entsteht ein Protokoll zum Unterschreiben.

Bevor Sie beginnen

Zuweisen und zurücknehmen dürfen IT, HR und Admin.

Zuweisen lässt sich nur ein Gerät mit dem Status «Im Lager». Ist es noch nicht erfasst, legen Sie es zuerst an, siehe Geräte erfassen.

In der Auswahl steht jede Person, die noch angestellt ist oder im Eintritt steht. Wer austritt, bleibt bis zum Austrittsdatum darin, mit dem Datum gekennzeichnet; danach nicht mehr.

Klären Sie vor der Rückgabe, in welchem Zustand das Gerät ist und ob Zubehör fehlt. Das gehört in die Notiz und steht danach im Rückgabeprotokoll.

Wo Sie es finden

HR und Admin klicken in der Seitenleiste auf «Geräte» (1). Bei jedem Gerät im Lager steht in der Zeile «Zuweisen» (2), bei jedem zugewiesenen «Zurücknehmen».

Direkt öffnen: Geräte (nur IT, HR und Admin) (öffnet in neuem Tab)

Die IT findet dieselbe Liste in ihrem «IT Dashboard». Beim Eintritt und beim Austritt geht es auch auf der Checkliste im Reiter «Geräte».

Schritte

1. Prüfen Sie im Fenster «Gerät zuweisen» oben, ob das richtige Gerät genannt ist.

2. Wählen Sie unter «Person *» die Person (2). Unter «Notizen» halten Sie fest, was zur Übergabe gehört, etwa Ladegerät oder Hülle.

3. Klicken Sie auf «Zuweisen» (3). Das Fenster «Gerät zugewiesen» bestätigt es und bietet «Übergabeprotokoll öffnen» an. Ein Klick darauf öffnet das Protokoll als PDF in einem neuen Tab.

   

4. Zum Zurücknehmen klicken Sie in der Zeile auf «Zurücknehmen». Tragen Sie unter «Notizen zur Rückgabe» den Zustand ein und bestätigen Sie mit «Zurücknehmen» (4).

   Das Fenster «Gerät zurückgenommen» bietet «Rückgabeprotokoll öffnen» an; auch dieses Protokoll öffnet sich als PDF in einem neuen Tab.

   

Was danach passiert

Ein zugewiesenes Gerät trägt den Status «Zugewiesen» und in der Spalte «Zugewiesen an» den Namen der Person. In der Personalakte der Person steht es im Reiter «Geräte».

Nach der Rückgabe steht das Gerät wieder «Im Lager» und lässt sich neu zuweisen. In der Personalakte wandert es in die «Geräte-Historie».

Bekommt die Person ein Ersatzgerät, weisen Sie es zusätzlich zu. Das alte bleibt bei ihr eingetragen, bis Sie es zurücknehmen.

Jede Zuweisung und jede Rückgabe bleibt beim Gerät erhalten, mit Datum und Notiz. Wie Sie die Protokolle später wieder öffnen, steht unter Übergabe- und Rückgabeprotokoll.

Beim Austritt: Auf der Checkliste des Austritts zeigt der Reiter «Geräte» unter «Rückgabe» jedes Gerät, das die Person noch hat, mit dem Knopf «Zurücknehmen» (1). Sind alle zurück, steht dort «Alle Geräte zurück».

Gibt es auf der Checkliste noch eine offene Aufgabe zur Geräte-Rückgabe, fragt der Reiter danach und bietet «Aufgabe erledigen» an. Abgehakt wird sie nur mit diesem Klick.

Tipps und typische Fehler

Keine Person gewählt: Ohne Auswahl erscheint «Bitte eine Person wählen».

Kein Knopf zum Zuweisen: Das Gerät steht nicht im Lager, es ist zugewiesen, in Reparatur, verloren oder ausgemustert. Nehmen Sie es zuerst zurück oder setzen Sie den Status über «Bearbeiten» auf «Im Lager».

Beim Eintritt: Auf der Checkliste heisst der Knopf «Gerät zuweisen». Im Fenster wählen Sie ein Gerät aus dem Lager oder «+ Neues Gerät anlegen …».

Person fehlt in der Auswahl: Ausgetretene Personen stehen nicht darin. Prüfen Sie in der Personalakte, ob die Person aktiv ist oder im Eintritt steht.

Protokoll gleich unterschreiben lassen: Öffnen und drucken Sie das Protokoll direkt nach dem Zuweisen und lassen Sie es bei der Übergabe unterschreiben. Später finden Sie es in der Übersicht des Geräts.

Häufige Fragen

Kann ich aus der Personalakte zuweisen? Ja. Im Reiter «Geräte» der Personalakte steht «+ Gerät zuweisen». Ist kein passendes Gerät im Lager, legen Sie dort mit «+ Neues Gerät anlegen» eines an.

Kann eine Person mehrere Geräte haben? Ja. Jedes Gerät wird einzeln zugewiesen; in der Personalakte stehen alle unter «Aktuell zugewiesen».

Was, wenn ein Gerät nicht zurückkommt? Nehmen Sie es zurück und vermerken Sie in der Notiz, dass es fehlt. Setzen Sie danach über «Bearbeiten» den Status «Verloren»; ein zugewiesenes Gerät lässt sich nicht direkt so markieren.