Termine zur Auswahl vorschlagen

Statt einen Termin festzulegen, schlagen Sie zwei bis fünf Zeiten vor. Die Person wählt im Statusportal einen davon, und damit steht das Interview.

Bevor Sie beginnen

TerminvorschlägeZwei bis fünf Zeiten für ein Interview, aus denen die Bewerberin im Statusportal eine wählt. Erst die Wahl macht daraus einen festen Termin.Nochmals tippen öffnet das Glossar. machen HR und Admin für jede Bewerbung, Bereichs- und Fachleitung für Bewerbungen auf Stellen, die für sie sichtbar sind.

Zwei Voraussetzungen:

• Kein fester Termin: Steht schon ein Interview, lehnt das System ein Angebot ab. Sagen Sie den Termin zuerst ab; hat das Gespräch schon stattgefunden, schliessen Sie die Runde mit «Weitere Runde planen» ab.
• Eine gültige E-Mail-Adresse: Die Person erreicht die Auswahl nur über den Link in der Mail. Ohne Mail kann sie nicht wählen.

Die Felder «Dauer», «Interviewer» und «Kalender und Organisator» funktionieren wie beim festen Termin, siehe Interview planen.

Wo Sie es finden

Öffnen Sie die Akte der Bewerbung und klicken Sie links auf «Interview» (1). Derselbe Planer öffnet sich auch über «Interview planen» im Abschnitt «Interview».

Direkt öffnen: Bewerbende (öffnet in neuem Tab)

Schritte

1. Modus wechseln

   Klicken Sie oben auf «Termine vorschlagen» (1). Der Planer zeigt zwei Zeilen, vorbelegt auf Werktage ab übermorgen, abwechselnd am Vormittag und am Nachmittag. «Typ» und «Ort / Link» verschwinden, weil sie jetzt in jeder Zeile stehen.

   

2. Termine eintragen

   Passen Sie je Zeile Datum und Uhrzeit, das Format «Vor Ort», «Video» oder «Telefon» und den Ort an. Mit «+ Termin hinzufügen» (2) kommen weitere Zeilen dazu, höchstens fünf. Bei «Vor Ort» braucht jede Zeile einen Ort; das Kreuz rechts oben entfernt eine Zeile.

3. Frist setzen (optional)

   Lassen Sie «Antwort erbeten bis» (3) leer, bleiben die Vorschläge bis zum Tag des letzten Termins wählbar. Die Mail nennt dann keine Frist. Tragen Sie ein Datum ein, nennen Mail und Portal diese Frist.

4. Senden

   Prüfen Sie «Dauer» (4), sie gilt für alle Vorschläge, und die Interviewer. «Einladung an die Person senden» ist bereits gesetzt, «Status auf “Interview” setzen» fehlt: Der Status wechselt erst, wenn die Person wählt. Klicken Sie auf «Speichern».

Was danach passiert

Die Person erhält die Mail mit dem Link ins Statusportal. Dort steht «Wählen Sie Ihren Gesprächstermin» mit Datum, Zeit, Dauer, Format und Ort je Vorschlag. Antippen markiert einen Termin; verbindlich wird er erst mit «Diesen Termin verbindlich wählen».

Mit der Wahl steht der Termin fest, und die übrigen Vorschläge verfallen. Die Bewerbung wechselt auf «Interview», die Person erhält die Bestätigung mit Kalendereintrag, und die Interviewer bekommen ihre Kalendereinladung, sofern eingeschaltet. In der Akte steht «Termin vom Kandidaten gewählt».

Solange niemand gewählt hat, trägt der Abschnitt «Interview» die Marke «Wartet auf Terminwahl». Die Karte darin heisst «Terminvorschläge versendet» und zeigt alle Vorschläge mit Wartezeit.

• Benachrichtigung: Wählt die Person einen Termin, erhalten HR und Admin, die Bereichs- und Fachleitung der Stelle und die Interviewer die Meldung «Termin gewählt». Bei einem Gegenvorschlag heisst sie «Anderer Terminwunsch».
• Kein Termin passt: Wählt die Person «Keiner dieser Termine passt», schreibt sie einen eigenen Vorschlag. Die Marke wechselt auf «Gegenvorschlag prüfen», die Vorschläge bleiben wählbar.
• Erinnerung: Nach zwei Tagen ohne Wahl erinnert das System die Person einmal, wenn die Mail hinausging und noch ein Termin mindestens einen Tag entfernt ist.
• Ablauf: Verfällt das Angebot ohne Wahl, werden HR und Admin mit «Terminvorschläge abgelaufen» benachrichtigt.
• Belegt: Hat ein Interviewer zu einer vorgeschlagenen Zeit inzwischen ein anderes Interview, wird dieser Termin nicht mehr angeboten.

Tipps und typische Fehler

Zu wenige oder doppelte Termine: Mit nur einer Zeile meldet der Planer «Bitte mindestens zwei Termine vorschlagen.» Zwei gleiche Zeitpunkte lehnt das System mit «Zwei Terminvorschläge haben denselben Zeitpunkt.» ab.

Vorschläge ändern: «Vorschläge ersetzen» öffnet den Planer mit den laufenden Terminen. Die Einladung ist dann wieder gesetzt, damit die Person nicht die alten Zeiten sieht.

Angebot zurückziehen: Danach sind die Termine nicht mehr wählbar. Von selbst erfährt die Person das nicht; schreiben Sie ihr über «Nachricht».

Ohne Mail gespeichert: Nehmen Sie das Häkchen weg, meldet der Planer «Vorschläge gespeichert — die Person wurde nicht benachrichtigt.» Die Karte heisst dann «Terminvorschläge notiert — keine Mail versendet», und es gibt keine Erinnerung. War zusätzlich die Kalendereinladung aus, sagt die Karte, dass die Interviewer keine erhalten.

Häufige Fragen

Kann die Person ihren Termin später umbuchen? Nein. Sobald ein Termin steht, lässt das Portal keine zweite Wahl zu. Verschieben Sie den Termin bei Bedarf in der Akte.

Was sieht die Person nach Ablauf? «Die Terminauswahl ist abgelaufen» mit dem Hinweis, dass die Bewerbung normal weiterläuft.

Kann ich Anhänge mitschicken? Nur beim festen Termin. Im Modus «Termine vorschlagen» blendet der Planer die Anhänge aus.