Wer fremde Aufgaben sieht

Fachleitung, Bereichsleitung und IT sehen auf einer Checkliste ihre eigenen Aufgaben. Ob sie auch die übrigen Aufgaben des Falls sehen, legt eine Person mit der Rolle Admin für die ganze Organisation fest.

Bevor Sie beginnen

Die Einstellung ändern nur Konten mit der Rolle Admin. Sie gilt für alle Checklisten der Organisation, für Eintritte wie Austritte.

Drei Stufen stehen zur Wahl:

• «Nur eigene Aufgaben (Standard)»: Jede Person sieht nur, was ihr oder ihrer Rolle zugewiesen ist.
• «Ganzer Fall — ohne Bemerkungen und Daten anderer»: Die übrigen Aufgaben erscheinen mit Titel, Zuständigkeit, Frist und Stand. Bemerkungen, eingetragene Daten und wer erledigt hat, bleiben verborgen.
• «Ganzer Fall — mit Bemerkungen»: Wie oben, zusätzlich mit Bemerkungen, eingetragenen Daten und wer eine Aufgabe erledigt hat.

HR und Admin sehen stets den ganzen Fall, unabhängig von der Stufe. Lohn und persönliche Angaben regelt diese Einstellung nicht: Sie sehen weiterhin nur HR und die für die Person Zuständigen.

Wo Sie es finden

Klicken Sie in der Seitenleiste auf «Prozesse» (1). Wählen Sie links in der Abschnittsliste «Checklisten: Sichtbarkeit» (2).

Direkt öffnen: Checklisten: Sichtbarkeit (nur Admin) (öffnet in neuem Tab)

Die Administration merkt sich je Gruppe den zuletzt geöffneten Abschnitt. Steht rechts ein anderer, wählen Sie ihn links.

Schritte

1. Wählen Sie unter «Was sehen Fachleitung, Bereichsleitung und IT?» eine der drei Stufen (1). Die gewählte Stufe ist hervorgehoben.

   Nach einer neuen Wahl steht neben dem Knopf «Noch nicht gespeichert.». Gespeichert wird erst mit dem Knopf, damit ein versehentlicher Klick nichts ändert.

2. Klicken Sie auf «Sichtbarkeit speichern» (2). Die Meldung «Sichtbarkeit der Checklisten gespeichert» bestätigt es.

   Neben dem Knopf steht danach «Gespeichert — gilt ab dem nächsten Öffnen einer Checkliste.».

   

Was danach passiert

Die neue Stufe gilt, sobald jemand eine Checkliste öffnet oder neu lädt. Eine bereits offene Seite zeigt bis dahin den alten Stand.

Bei «Nur eigene Aufgaben» sieht eine Fachleitung über der Liste nur den Filter «Meine Aufgaben». Gibt es für sie im Fall nichts zu tun, zeigt die Checkliste «Für Sie ist hier nichts zu tun».

Ab der zweiten Stufe kommt der Filter «Ganzer Fall» hinzu, der alle Aufgaben zeigt. Fremde Aufgaben bleiben dabei immer nur lesbar: Abhaken, zuweisen oder entfallen lassen kann jede Person nur, was ihr zusteht.

Den ganzen Fall sehen nur Personen, die ohnehin Zugang zum Fall haben. Das sind die Bereichsleitung des Bereichs, die Fachleitung des Fachbereichs, die zuständige Fachleitung, IT und wer den Vorgang erfasst hat.

Eine Person, die nur über eine einzelne Aufgabe zum Fall kommt, sieht auch bei «Ganzer Fall» nur ihre eigenen Aufgaben. IT öffnet eine Checkliste ohne eigene Aufgabe erst ab der zweiten Stufe.

Bei «Ganzer Fall — ohne Bemerkungen und Daten anderer» sehen andere zu fremden Aufgaben nur Titel, Zuständigkeit, Frist und Stand. Wer eine Aufgabe erledigt oder im Fall hinzugefügt hat, bleibt verborgen; bei einer entfallenen Aufgabe fehlen Begründung und Person.

Lohn, IBAN und persönliche Angaben in der rechten Spalte folgen einer eigenen Regel. Wer sie nicht sehen darf, liest dort «Einige Angaben sehen nur HR und die für die Person Zuständigen.».

Tipps und typische Fehler

Der Knopf bleibt grau: «Sichtbarkeit speichern» ist nur aktiv, wenn Sie eine andere Stufe als die gespeicherte gewählt haben.

In der Demo: Dort steht «In der Demo nicht möglich». Die Demo zeigt die Einstellung, speichert sie aber nicht.

Abschnitt fehlt: «Checklisten: Sichtbarkeit» gehört zum Onboarding. Ist nur Recruiting gebucht, erscheint der Abschnitt nicht.

Stand lässt sich nicht laden: Dann steht «Stand nicht abrufbar — beim nächsten Öffnen der Gruppe wird es erneut versucht.». Öffnen Sie die Gruppe später noch einmal.

Häufige Fragen

Sieht HR weniger, wenn ich die Stufe ändere? Nein. HR und Admin sehen immer alles.

Gilt die Stufe auch für Bemerkungen beim Entfallen? Ja. Die Begründung einer entfallenen Aufgabe zählt wie eine Bemerkung; in der zweiten Stufe sehen andere nur, dass die Aufgabe entfällt. Mehr dazu unter Aufgabe entfällt oder kommt hinzu.

Wer bekommt Aufgaben der Fachleitung bei einer Person direkt im Bereich? Eine solche Person hat keinen Fachbereich und damit keine Fachleitung. Die Rolle gilt als unbesetzt, die Aufgaben gehen an HR. Dasselbe gilt für Leitungsaufgaben, die bei der eigenen, verknüpften Akte einer Leitung anfielen. Die Checkliste zeigt dazu die Marke «unbesetzt», siehe Checkliste lesen.

Wie arbeite ich die eigenen Aufgaben ab? Das beschreibt Aufgaben erledigen und zuweisen.