Ablaufdaten und Vertragsende im Blick

Läuft ein Ausweis, ein Kurs oder eine Bewilligung ab, oder endet ein befristeter Vertrag, erinnert die App rechtzeitig daran. Die Erinnerung steht als Aufgabe in «Meine Aufgaben». Sie verschwindet, sobald ein neues Datum eingetragen ist oder der Austritt erfasst ist.

Bevor Sie beginnen

Drei Arten von Fristen erscheinen in derselben Liste:

• Bewilligung: 60 Tage vor dem Ablauf kommt «Verlängerung beantragen». Das gilt immer, ohne Einstellung.
• Vertragsende: Steht in der Akte ein Datum unter «Befristet bis», kommt die Aufgabe 90 Tage vor dem Ende, bei jeder Anstellungsart. Fällig ist sie 30 Tage vor dem Ende. Bei einer Lehre heisst das Feld «Ende der Lehre». Leer heisst unbefristet.
• Eigene Datumsfelder: Ein Feld wie Führerausweis gültig bis erinnert nur, wenn HR oder Admin es unter «Erfassungsformulare» mit «An Ablauf erinnern» versehen hat. Fällig ist die Aufgabe 14 Tage vor dem Ablauf, bei kurzem Vorlauf zur Hälfte des Vorlaufs.

Gezählt werden Personen im Bestand. Ausgetretene, Personen im Papierkorb und Eintritte, die noch erfasst werden, bekommen keine Erinnerung. Liegt das Austrittsdatum vor dem Ablauf, entfällt die Erinnerung für das Feld.

Pausierte Personen behalten ihre Fristen. Ein Ausweis oder ein Vertragsende läuft unabhängig von der Pause ab.

Wo Sie es finden

Öffnen Sie Ihr Dashboard. Die Aufgaben stehen im Reiter «Meine Aufgaben» unter dem Filter «Team (HR)» bzw. Ihrer Rolle.

HR und Admin sehen auf dem HR-Dashboard zusätzlich den Hinweis «Fristen in den nächsten 60 Tagen». Er zählt Bewilligungen, Vertragsenden und eigene Fristen zusammen, jede Frist einmal.

Direkt öffnen: HR-Dashboard (nur HR und Admin) (öffnet in neuem Tab)

Schritte

1. Suchen Sie in der Liste die Zeile mit der Plakette «Frist». Sie nennt die Aufgabe, die Person, das Ablaufdatum, etwa «Gültig bis» mit Datum, und daneben die Fälligkeit. Ist das Datum vorbei, steht dort abgelaufen in Rot.

2. Klicken Sie auf die Zeile. Bei einem eigenen Datumsfeld öffnet sich für HR und Admin die Personalakte gleich im Dialog «Weitere Angaben bearbeiten», das Feld ist ausgewählt. Tragen Sie das neue Datum ein und speichern Sie.

   Mit dem neuen Datum verschwindet die Aufgabe. Rückt das neue Datum wieder näher, erinnert die App erneut.

3. Beim Vertragsende heisst die Aufgabe «Vertragsende: verlängern, übernehmen oder Austritt erfassen», bei einer Lehre «Ende der Lehre: übernehmen oder Austritt erfassen». Die Zeile öffnet die Personalakte. Wählen Sie einen der drei Wege:

   • Verlängern: Tragen Sie in der Akte unter «Befristet bis» das neue Enddatum ein. Jede Verlängerung startet einen neuen Zyklus.
   • Übernehmen: Klicken Sie in der Akte neben «Befristet bis» auf «Übernehmen …». Die Eintrittsmaske öffnet als Wechsel, «Gilt ab» ist der Tag nach dem Vertragsende. Sobald der Wechsel freigegeben ist, ist die Aufgabe erledigt, siehe Neue Anstellung für eine bestehende Person.
   • Austritt erfassen: Sobald ein Austritt erfasst ist, auch als Entwurf, ist die Aufgabe erledigt.

4. Trifft die Frist nicht mehr zu, klicken Sie rechts in der Zeile auf «Entfällt». Nennen Sie im Dialog unter «Grund» kurz den Anlass und klicken Sie auf «Als entfallen markieren».

   Fach- und Bereichsleitung sehen «Entfällt» bei Feldern, die sie selbst ausfüllen dürfen, und bei Erinnerungen, die nur sie bekommen. Beim Vertragsende entscheidet HR.

   Das neue Datum trägt immer HR ein. Die Zeile der Leitung sagt das und öffnet die Personalakte.

Was danach passiert

In der Personalakte steht im Reiter «Stammdaten» unter «Weitere Angaben» neben dem Datum eine Plakette. Sie zeigt etwa «läuft in 23 Tagen ab», abgelaufen oder «Erinnerung entfällt», der Grund steht lesbar daneben.

Das Vertragsende steht im Abschnitt «Anstellung» als «Befristet bis». Die Bewilligung trägt dieselbe Plakette, mit einem laufenden Gesuch «Verlängerung beantragt».

Der Link «Liste anzeigen» im Hinweis öffnet die Mitarbeitenden mit allen Personen, deren Frist in 60 Tagen abläuft, auch abgelaufene. Unter dem Namen stehen die Fristen. «Filter aufheben» zeigt wieder alle.

Erreicht eine Frist ihren Vorlauf, kommt eine Meldung in die Inbox. Sind es mehrere, fasst die App sie in einem Eintrag zusammen.

Eine eigene Mail je Frist gibt es nicht. Die Fristen stehen im Abschnitt «Neue Fristen» der täglichen Sammelmail, einmal je Datum.

Wer erinnert wird, legt das Feld fest: HR, die zuständige Leitung der Person oder beide. Ist keine Leitung eingetragen, geht die Erinnerung an HR. Leitungen sehen nur Fristen ihrer eigenen Mitarbeitenden und nur Felder, die sie sehen dürfen.

Tipps und typische Fehler

• Keine Erinnerung zu einem Feld: Prüfen Sie unter «Erfassungsformulare», ob das Feld die Feldart «Datum» hat, im Eintrittsformular steht und «An Ablauf erinnern» trägt. Austrittsfelder erinnern nicht.
• Leitung bekommt nichts: Steht ein Feld auf «Nur HR», sieht die Leitung das Datum nicht. Dann erinnert die App nur HR.
• Aufgabe kommt sofort: Ein Datum, das schon im Vorlauf liegt oder vorbei ist, erscheint gleich als Aufgabe, abgelaufene als überfällig.
• Feld nicht mehr gebraucht: Entfernen Sie das Feld oder nehmen Sie «An Ablauf erinnern» heraus. Die offenen Aufgaben verschwinden mit.
• Entfällt rückgängig machen: Tragen Sie ein neues Datum ein. Die Erinnerung gilt dann für das neue Datum.
• Gesundheitsdaten: Ein Feld nennt nur ein Datum, nie einen Befund. Arbeitsmedizinische Untersuchung gültig bis ist ein Datum, das Ergebnis gehört in kein Feld.