Zeugnis erstellen

Ein Zeugnis entsteht als Vorgang: Sie wählen Mitarbeitende und Zeugnisart, danach füllen Sie im Editor sechs Schritte aus. Aus diesen Angaben erzeugt die Anwendung den Text, den Sie später freigeben und in der Personalakte ablegen.

Bevor Sie beginnen

Ein Zeugnis legen HR und Admin an. Fachleitung und Bereichsleitung sehen nur Zeugnisse, in denen sie selbst einen Schritt übernehmen, siehe Leistung und Verhalten beurteilen.

Nötig ist eine PersonalakteAlles zu einer Person an einem Ort: Stammdaten, Geräte, Dokumente in Ordnern und Gespräche. Sie öffnen sie unter «Mitarbeitende» mit einem Klick auf die Person.Nochmals tippen öffnet das Glossar.. Die Auswahl zeigt auch Mitarbeitende, die bereits ausgetreten sind. Aus der Personalakte übernimmt der Vorgang Eintritt, Funktion, Pensum und Anrede.

Ein Zeugnis gilt für einen Arbeitgeber. Nach einem Wechsel, etwa von der Lehre in eine Festanstellung, beschreibt es die ganze Laufbahn bei diesem Arbeitgeber. Das Lehrzeugnis beschreibt nur die Lehre: Zeitraum bis zum Ende der Lehre, in der Laufbahn ist nur die Lehrstelle angehakt.

War die Person bei mehreren Gesellschaften angestellt, fragt der Dialog «Für welchen Arbeitgeber?». Briefkopf und Zeitraum stammen dann von dieser Gesellschaft.

Die Anwendung kennt sechs Zeugnisarten in drei Gruppen:

• Zeugnis: «Arbeitszeugnis» beim Austritt, «Zwischenzeugnis» während der Anstellung.
• Bestätigung ohne Beurteilung: die ArbeitsbestätigungZeugnis, das nur Art und Dauer der Anstellung nennt und sich zu Leistung und Verhalten nicht äussert (Art. 330a Abs. 2 OR). Es gibt sie nach dem Austritt und während der Anstellung.Nochmals tippen öffnet das Glossar. nach dem Austritt oder laufend, beschrieben unter Arbeitsbestätigung ausstellen.
• Lernende: «Lehrzeugnis» zum Lehrabschluss, «Zwischenlehrzeugnis» während der Lehre.

Wo Sie es finden

Klicken Sie in der Seitenleiste auf «Zeugnisse» (1) und dann auf «+ Neues Zeugnis» (2).

Direkt öffnen: Zeugnisse (nur HR und Admin) (öffnet in neuem Tab)

Zwei weitere Wege führen in denselben Dialog: In der Personalakte der Knopf «Zeugnis erstellen», in der Checkliste eines Austritts der Knopf «Arbeitszeugnis». Dort ist der Name schon gewählt.

Schritte

1. Tippen Sie im Dialog einen Namen oder eine Stellenbezeichnung ins Suchfeld (1) und klicken Sie auf den Namen.

   Neben dem Namen steht die Funktion, bei Ausgetretenen zusätzlich das Austrittsdatum.

   

2. Wählen Sie unter «Welche Art soll es werden?» die Zeugnisart (2). Unter jeder Art steht in einem Satz, wann sie passt.

   Die Anwendung schlägt eine Art vor. Bei einer Lehre ist es das Lehr- oder Zwischenlehrzeugnis, nach einem Austritt das Arbeitszeugnis, sonst das Zwischenzeugnis. Alle sechs Arten bleiben wählbar.

   Gibt es schon ein Zeugnis, nennt der Dialog Art, Datum und Stand und bietet «Bestehendes öffnen» an.

   

3. Klicken Sie auf «Vorgang anlegen». Der Editor öffnet sich, der Vorgang steht auf «Entwurf».

4. Füllen Sie rechts die Schritte (4) der Reihe nach aus. Jeder Schritt zeigt seinen Stand: «leer», «teilweise», «vollständig» oder «optional».

   • «Angaben»: Zeitraum, «Grund der Ausstellung», Anrede, Laufbahn, «Führungsfunktion» und Pensum. Hier steht auch, ob der Schluss Dank und gute Wünsche enthält.
   • «Unternehmen»: der Firmentext, dazu freiwillig, wem sie unterstellt war und wie gross das Team ist.
   • «Tätigkeiten»: die Aufgaben, aus Vorschlägen oder in eigenen Worten.
   • «Beurteilung», «Stärken» und «Gut zu wissen»: beschrieben unter Leistung und Verhalten beurteilen.

   Mit «Weiter» wechseln Sie zum nächsten Schritt. Gespeichert wird laufend.

   

Was danach passiert

Der Vorgang steht in der Liste «Zeugnisse» mit Name, Typ, Status und Zeitraum. Links im Editor wächst das Dokument mit jedem Schritt; noch leere Abschnitte stehen dort als Platzhalter.

Sind alle nötigen Schritte vollständig, erzeugen Sie den Text, siehe Zeugnistext erzeugen und anpassen. Soll eine Führungsperson beurteilen, weisen Sie ihr das Zeugnis zu, siehe Zuweisen, freigeben und unterschreiben.

Bis zur Ablage lässt sich der Vorgang über das Menü ⋮ mit «Vorgang löschen» entfernen. Das geht nicht mehr, sobald jemand unterzeichnet oder jemand anders seinen Schritt abgeschlossen hat.

Tipps und typische Fehler

Grund der Ausstellung passt nicht: Die Auswahl richtet sich nach der Art. Eine Kündigung steht nie auf einem Zwischenzeugnis, eine Beförderung nie auf einem Arbeitszeugnis. Wechseln Sie die Art, sperrt der Editor das Erzeugen, bis der Grund wieder passt.

Enddatum ist schon gesetzt: Liegt ein Austritt vor, übernimmt der Vorgang dessen Datum als Ende, auch wenn es in der Zukunft liegt. So lässt sich das Zeugnis vor dem letzten Arbeitstag schreiben. Das Datum bleibt änderbar.

Grund ist schon gewählt: Beim Austrittsgrund Eigenkündigung, Kündigung durch die Firma, einvernehmliche Auflösung, Vertragsablauf oder Pensionierung setzt der Vorgang den passenden «Grund der Ausstellung» selbst.

Pensum geändert, Stammblatt nicht: Das Pensum im Schritt «Angaben» gilt nur für dieses Zeugnis. Die Laufbahn dagegen gehört zur Personalakte; wer sie hier ändert, ändert sie für alle Zeugnisse.

Kein Knopf «+ Neues Zeugnis»: Ihr Konto hat die Rolle Fachleitung oder Bereichsleitung. Zeugnisse anlegen darf nur HR oder Admin.

Häufige Fragen

Endet nur eine von mehreren Anstellungen? Dann ist kein Zeugnis vorgewählt. Mitarbeitende können jederzeit ein Zeugnis verlangen (Art. 330a Abs. 1 OR). Das Arbeitsverhältnis besteht weiter, deshalb heisst der Knopf oben in der Checkliste «Zwischenzeugnis». Es nennt die beendete Anstellung mit ihrem Zeitraum. Endet ihre letzte Anstellung bei einer Gesellschaft, erstellen Sie das Arbeitszeugnis für diese Gesellschaft.

Arbeitet die Person in zwei Anstellungen gleichzeitig? Ein Zeugnis gilt für die ganze Zeit bei der Gesellschaft. Zuerst steht die Anstellung mit dem grösseren Pensum. Jede weitere folgt als zusätzliche Funktion mit ihrem Pensum oder dem Stundenlohn und mit ihrem Zeitraum. Tritt die Person ganz aus, entsteht ein Arbeitszeugnis mit beiden Funktionen.

Lässt sich die Art später ändern? Ja. Im Schritt «Angaben» steht die Art zugeklappt ganz oben; mit «— ändern» klappen Sie die Auswahl auf.

Wie wird aus einem Zwischenzeugnis das Arbeitszeugnis? Ist der Text erzeugt oder das Zeugnis abgelegt, wählen Sie im Menü ⋮ «Neues Zeugnis daraus erstellen». Bei einem abgelegten Zeugnis steht oben auch «Fortschreiben». Beurteilung, Aufgaben, Stärken und «Gut zu wissen» werden übernommen, der Text entsteht neu.

Braucht jedes Zeugnis eine Kette? Nein. Ohne Zuweisung erstellen Sie das Zeugnis allein und legen es selbst ab.