Gespräche 30/60/90 planen und protokollieren

Für jede Person in der Einarbeitung plant die Anwendung die Gespräche, die Ihre Organisation eingestellt hat. Ab Werk sind es drei Gespräche: Standortgespräch, Zwischengespräch und Probezeitgespräch vor dem Ende der ProbezeitDie ersten Monate einer Anstellung. Ohne Abrede gilt der erste Monat, schriftlich sind höchstens drei Monate möglich (Art. 335b OR).Nochmals tippen öffnet das Glossar.. Sie halten jedes Gespräch in einem Protokoll fest, und die Anwendung legt es als PDF in der Personalakte ab.

Bevor Sie beginnen

Den Reiter «Gespräche» der Personalakte sehen HR, Admin, Fachleitung und Bereichsleitung; die IT sieht ihn nicht.

Den Inhalt eines Gesprächs sehen und bearbeiten nur HR, Admin und die Fachleitung oder Bereichsleitung, die bei der Person als zuständig eingetragen ist. Ist niemand eingetragen, zählt die Leitung, die die Person erfasst hat. Andere Leitungen sehen Art, Datum, Stand und Zuständigkeit, aber kein Protokoll.

So entstehen die Termine ab Werk:

• Standortgespräch: 30 Tage nach dem Eintritt.
• Zwischengespräch: 60 Tage nach dem Eintritt.
• Probezeitgespräch: 14 Tage vor dem Ende der Probezeit, frühestens in ihrer Mitte; es braucht ein erfasstes Probezeitende.

Unter Gesprächsvorlagen ändern HR und Admin Tage und Bezugspunkt, schalten Arten aus oder fügen weitere hinzu, etwa ein 100-Tage-Gespräch. Jeder Termin fällt auf einen Werktag: Liegt er auf einem Samstag, Sonntag oder dem 1. August, gilt der Werktag davor.

Ein Termin, der schon vorbei wäre, wird nicht angelegt. Termine nach dem Probezeitende plant die Anwendung ebenfalls, nie aber nach einem Austrittsdatum; wird es später erfasst, entfallen geplante automatische Gespräche danach. Alle Regeln mit Beispielen stehen unter Wann Gespräche geplant werden.

Gespräche, Erinnerungen, die Übersicht im Dashboard und «Gespräche planen» gibt es erst, wenn der Eintritt eröffnet ist oder die Person als Bestand erfasst wurde. Im Entwurf, beim Visum und bei HR plant die Anwendung noch nichts.

Wo Sie es finden

Klicken Sie in der Seitenleiste auf «Mitarbeitende» (1) und in der Liste auf die Person. Wählen Sie in der Personalakte den Reiter «Gespräche» (2).

Direkt öffnen: Mitarbeitende (öffnet in neuem Tab)

Einen Überblick über Probezeiten und anstehende Gespräche geben die Dashboards von HR, Bereichsleitung und Fachleitung im Reiter «Probezeit & Gespräche».

Direkt öffnen: Probezeit & Gespräche (nur HR und Admin) (öffnet in neuem Tab)

Schritte

1. Prüfen Sie die Liste (1). Jede Zeile nennt die Gesprächsart, den Termin unter «Fällig am», wer zuständig ist und den Stand, etwa geplant oder überfällig.

   

2. Klicken Sie beim geplanten Gespräch auf «Protokoll erfassen» (2). Das Protokoll öffnet sich; rechts steht die SelbsteinschätzungVier Fragen, die die Person vor einem Gespräch über einen Link per E-Mail beantwortet. Führungskraft und HR sehen die Antworten beim Protokoll.Nochmals tippen öffnet das Glossar. der Person, wenn sie eingegangen ist.

   

3. Füllen Sie das Protokoll aus. Jeder Abschnitt der Vorlage hat ein Textfeld, dazu kommen «Bemerkung der/des Mitarbeitenden», «Gespräch geführt am» und das Häkchen «Protokoll mit der Person besprochen».

   Beim Standort- und Zwischengespräch wählen Sie ein Ergebnis (3): «Auf Kurs», «Massnahmen vereinbart» oder «Kritisch — Entscheid nötig».

   Beim Probezeitgespräch gibt die Leitung eine «Empfehlung an das HR» ab. HR und Admin tragen den Entscheid im selben Fenster unter «2. Probezeit-Entscheid — jetzt oder später» ein, solange die Probezeit läuft. Zur Wahl stehen «Probezeit bestätigen», «Verlängern bis …» und «Kündigung in der Probezeit».

   

4. Klicken Sie auf «Protokoll speichern» (4). Die Meldung «Protokoll gespeichert und als PDF in der Personalakte abgelegt» bestätigt es.

Was danach passiert

Das PDF liegt im Ordner «Gespräche» der Personalakte, genau eines je Gespräch; ein erneutes Speichern ersetzt es. Die Zuständigen erhalten die Benachrichtigung «Gesprächsprotokoll abgelegt».

Nach dem ersten Speichern bleiben die Abschnitte des Protokolls fest, auch wenn jemand die Vorlage später ändert. Ändern dürfen es danach HR, Admin und die Person, die es geführt hat.

Wählen Sie «Kritisch — Entscheid nötig», erhalten die HR-Zuständigen sofort die Benachrichtigung «Gespräch kritisch — Entscheid nötig» und eine E-Mail.

Sieben Tage vor jedem Termin erinnert die Anwendung die zuständige Fachleitung, sonst die Bereichsleitung, sonst die erfassende Person. Ist niemand davon zuständig, geht die Erinnerung an alle HR-Zuständigen. Das gilt bis zum Austrittsdatum, auch während eines laufenden Austritts.

Sie kommt in die Inbox und per E-Mail. Beides nur, wenn die Organisation «E-Mail-Erinnerungen aktivieren» eingeschaltet hat; die Mail erhält, wer Gesprächsmails nicht abbestellt hat.

HR sieht im Dashboard die Karte «Anstehende Gespräche» für 14, 30, 60 oder 90 Tage und lädt sie mit «Export» als Excel-Datei herunter. Sie nennt jedes geplante Gespräch, auch mehrere derselben Person.

Tipps und typische Fehler

Datum: «Gespräch geführt am» darf nicht in der Zukunft liegen, sonst erscheint «Das Gesprächsdatum darf nicht in der Zukunft liegen». Standort-, Zwischen- und Probezeitgespräch dürfen auch nicht vor dem Eintritt liegen.

Ergebnis fehlt: Beim Standort- und Zwischengespräch verlangt die Anwendung ein Ergebnis und meldet sonst «Bitte ein Ergebnis wählen».

Leeres Protokoll: Die übrigen Gespräche brauchen einen ausgefüllten Abschnitt, die Bemerkung oder eine Empfehlung. Sonst erscheint «Das Protokoll ist leer — bitte mindestens einen Abschnitt ausfüllen».

Termin verschieben: Im Menü ⋮ der Zeile liegt «Termin ändern» mit einer Notiz. Die Erinnerung richtet sich danach nach dem neuen Termin.

Gespräch fällt weg: Wählen Sie im Menü ⋮ «Entfällt …» und einen Grund. Ein entfallenes Gespräch lässt sich nicht wieder öffnen.

Kein Termin geplant: «Gespräche planen» legt an, was nach den Regeln fehlt. Fallen Standort- oder Zwischengespräch in die letzte Probezeitwoche, entfallen sie; der Reiter sagt das. Auch andere Gründe nennt der Reiter als Hinweis.

Probezeit nicht erfasst: Ohne Angabe plant die Anwendung kein Probezeitgespräch. Erfassen Sie die Probezeit mit «Bearbeiten» in der Personalakte.

Kündigung in der Probezeit: Erfasst HR eine Kündigung in der Probezeit, entfallen alle offenen automatischen Gespräche. Von Hand terminierte bleiben, ausser dem Probezeitgespräch.

Entscheid falsch erfasst: HR und Admin setzen einen Probezeit-Entscheid in den Stammdaten mit «Entscheid zurücksetzen» zurück. Gespräche, die der Entscheid entfallen liess, plant die Anwendung neu, soweit ihr Termin noch kommt.

Häufige Fragen

Wie gibt die Person ihre eigene Sicht ab? Sieht die Gesprächsart eine Selbsteinschätzung vor, geht mit der Erinnerung eine Einladung an die private E-Mail-Adresse der Person, sofern die Erinnerungen eingeschaltet sind. Unabhängig davon wählen Sie im Menü ⋮ «Selbsteinschätzung anfordern».

Die Person bestätigt ihr Geburtsdatum und beantwortet vier Fragen, einmal und ohne Konto. Nach fünf falschen Eingaben ist der Link gesperrt; «Einladung erneut senden» schickt einen neuen.

Wie trage ich ein Gespräch ohne Termin ein, etwa ein Rückkehrgespräch? Klicken Sie im Reiter auf «Gespräch anlegen», wählen Sie die Gesprächsart und das Datum. «Anlegen und Protokoll erfassen» öffnet gleich das Protokoll. Je Gesprächsart ist ein offenes Gespräch pro Person möglich; eine schon geplante Art trägt in der Auswahl ihr Datum, und «Zum geplanten Gespräch» öffnet es.

Wer darf ein Gespräch löschen? Nur HR und Admin, im Menü ⋮ der Zeile.