Arbeitsbestätigung ausstellen

Eine ArbeitsbestätigungZeugnis, das nur Art und Dauer der Anstellung nennt und sich zu Leistung und Verhalten nicht äussert (Art. 330a Abs. 2 OR). Es gibt sie nach dem Austritt und während der Anstellung.Nochmals tippen öffnet das Glossar. nennt nur Art und Dauer der Anstellung, ohne jede Beurteilung. Sie legen sie wie ein Zeugnis an, füllen aber nur drei Schritte aus.

Bevor Sie beginnen

Eine Arbeitsbestätigung stellen HR und Admin aus. Verlangen Mitarbeitende es ausdrücklich, beschränkt sich das Zeugnis auf Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses (Art. 330a Abs. 2 OR). Genau das ist die Arbeitsbestätigung.

Sie gibt es in zwei Arten:

• «Arbeitsbestätigung (nach Austritt)»: für ein beendetes Arbeitsverhältnis. Sie braucht ein Enddatum.
• «Arbeitsbestätigung (laufend)»: während der Anstellung, ohne Enddatum.

Auf dem Dokument heissen beide «Arbeitsbestätigung». Nötig sind nur der Beginn der Anstellung und die Funktion; beides übernimmt der Vorgang aus der PersonalakteAlles zu einer Person an einem Ort: Stammdaten, Geräte, Dokumente in Ordnern und Gespräche. Sie öffnen sie unter «Mitarbeitende» mit einem Klick auf die Person.Nochmals tippen öffnet das Glossar..

Wo Sie es finden

Öffnen Sie in der Seitenleiste «Zeugnisse» und klicken Sie auf «+ Neues Zeugnis» (1).

Direkt öffnen: Zeugnisse (öffnet in neuem Tab)

In der Personalakte führt «Zeugnis erstellen» in denselben Dialog, mit dem Namen schon gewählt.

Schritte

1. Suchen Sie im Dialog «Neues Zeugnis» den Namen und klicken Sie darauf.

2. Wählen Sie unter «Bestätigung ohne Beurteilung» die passende Arbeitsbestätigung (2) und klicken Sie auf «Vorgang anlegen».

   

3. Prüfen Sie im Editor die drei Schritte (3): «Angaben», «Unternehmen» und «Tätigkeiten». Beurteilung, Stärken und «Gut zu wissen» gibt es hier nicht.

   Oben im Schritt «Angaben» steht die Zeugnisart zugeklappt; mit «— ändern» klappen Sie die Auswahl auf. Darunter steht: «Eine Arbeitsbestätigung nennt nur Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses.» Ein Feld für den «Grund der Ausstellung» fehlt deshalb, ebenso die Schlusssätze.

   

4. Tragen Sie unter «Tätigkeiten» die Hauptaufgaben ein. Die ersten drei nennt die Bestätigung in einem Satz, weitere lässt sie weg.

   Unter «Vorschläge» stehen Aufgaben aus früheren Zeugnissen und aus der Aufgabenvorlage der Funktion. Mit «Hinzufügen» ergänzen Sie eine eigene.

5. Klicken Sie oben auf «Zeugnis erzeugen». Das Dokument zeigt Ort und Datum, den Titel und einen Absatz.

   Der Absatz nennt Name, Geburtsdatum und Heimatort, die Dauer, das Pensum und die Funktion. Darunter stehen die Firma und wer unterzeichnet.

   

Was danach passiert

Die Arbeitsbestätigung durchläuft denselben Weg wie ein Zeugnis. Sie laden sie über das Menü ⋮ als PDF oder Word herunter oder legen sie mit «In Personalakte ablegen» im Ordner «Arbeitszeugnisse» ab.

Soll jemand unterzeichnen, setzen Sie sie in die Kette, wie unter Zuweisen, freigeben und unterschreiben beschrieben. Einen Beurteilungsschritt braucht eine Arbeitsbestätigung nicht.

In der Liste «Zeugnisse» steht sie mit dem Typ «Arbeitsbestätigung». Wer die Übersicht nach Status filtert, findet sie wie jedes Zeugnis, etwa unter «Entwurf», «In Beurteilung», «Bereit» oder «Abgelegt».

Tipps und typische Fehler

Erzeugen gesperrt: Bei der Arbeitsbestätigung nach Austritt fehlt oft das Enddatum. Die Zeile unter dem Knopf nennt dann das «Enddatum der Anstellungsdauer». Tragen Sie es im Schritt «Angaben» unter «Ende» ein.

Funktion fehlt: Steht in der Personalakte keine Stellenbezeichnung und keine Laufbahn, fehlt die «Funktion». Ergänzen Sie sie im Schritt «Angaben» unter «Laufbahn».

Unternehmen leer: Der Schritt «Unternehmen» ist optional. Der Firmentext erscheint in der Arbeitsbestätigung nicht, die Firma steht unter dem Absatz.

Kein Geburtsdatum im Text: Der Absatz nennt Geburtsdatum und Heimatort nur, wenn sie in der Personalakte stehen.

Später doch ein Zeugnis gewünscht: Legen Sie einen weiteren Vorgang an und wählen Sie die Art «Arbeitszeugnis». Die Arbeitsbestätigung bleibt daneben bestehen.

Häufige Fragen

Darf eine Arbeitsbestätigung etwas zur Leistung sagen? Nein. Sie beschränkt sich auf Art und Dauer; die Anwendung bietet dafür keine Felder an. Stufen, Kriterien, Stärken und «Gut zu wissen» fehlen deshalb ganz.

Nennt sie den Grund des Austritts? Nein. Grund, Dank und Wünsche fehlen bewusst. Die Bestätigung sagt nur, wer wie lange und in welcher Funktion bei Ihnen gearbeitet hat.

Wer unterschreibt? Unter dem Absatz stehen die Firma und wer zeichnet. Wer digital unterzeichnen soll, setzen Sie in der Kette mit der Rolle «Unterzeichnen» ein.

Wechsel zwischen nach Austritt und laufend? Im Schritt «Angaben» klappen Sie oben die Zeugnisart auf. Die Kachel «Arbeitsbestätigung» gilt für die Zeit nach dem Austritt, «Arbeitsbestätigung (laufend)» für die laufende Anstellung.