Rollen erklärt

Jedes Konto hat genau eine Rolle. Sie bestimmt, was eine Person sieht und welche Schritte sie im Ablauf erledigt. Vergeben und ändern kann sie nur ein Admin.

Bevor Sie beginnen

Die fünf Rollen im Überblick:

• HR sieht alle Mitarbeitenden, Eintritte und Austritte der Organisation und eröffnet die Checklisten.
• Die BereichsleitungRolle für die Leitung eines Bereichs. Sie visiert Eintritte, die die Fachleitung ihres Bereichs einreicht, bevor HR sie übernimmt.Nochmals tippen öffnet das Glossar. sieht ihren Bereich mit allen Fachbereichen darunter und die Personen, die direkt im Bereich stehen. Sie visiert Eintritte und Austritte, die dort gemeldet werden.
• Die FachleitungRolle für die Leitung eines Fachbereichs. Sie meldet Eintritte und Austritte für ihren Fachbereich.Nochmals tippen öffnet das Glossar. meldet Eintritte und Austritte für ihren FachbereichTeil eines Bereichs, etwa eine Abteilung oder ein Team. Jeder Eintritt gehört zu einem Fachbereich.Nochmals tippen öffnet das Glossar. und sieht dessen Fälle.
• IT sieht alle Mitarbeitenden für die Geräte und erledigt die IT-Aufgaben. Lohn-, AHV- und Personalienfelder sieht IT nicht.
• Admin sieht alle Daten der Organisation und richtet sie in der Administration ein.

Ein Eintritt läuft so: Die Fachleitung meldet ihn, die Bereichsleitung gibt ihn frei, HR eröffnet die Checkliste. Diese Freigabe heisst VisierungDie Bereichsleitung oder der Admin prüft einen Eintritt der Fachleitung und gibt ihn frei. Eintritte von HR und Bereichsleitung und Eintritte aus Bereichen ohne Bereichsleitung gehen direkt zu HR.Nochmals tippen öffnet das Glossar.. Hat der Bereich keine Bereichsleitung, geht der Eintritt direkt an HR.

Um eine Rolle zu ändern, brauchen Sie selbst die Rolle Admin. Bereiche und Fachbereiche sollten angelegt sein, siehe Struktur.

Wo Sie es finden

Ihre eigene Rolle steht unten in der Seitenleiste unter Ihrem Namen (1). Ist für Sie eine Stellenbezeichnung hinterlegt, steht dort diese.

Als Admin sehen und ändern Sie alle Rollen unter «Team & Zugriff» im Abschnitt «Benutzer». Dort klappt «Was sieht welche Rolle?» eine Übersicht auf.

Direkt öffnen: Benutzer (nur Admin) (öffnet in neuem Tab)

Schritte

1. Grenzen Sie die Liste über «Alle Rollen» (1) auf eine Rolle ein, etwa Fachleitung. Jede Zeile zeigt die Rolle, dahinter Bereich und Fachbereich.

   

2. Klicken Sie in der Zeile der Person auf «Bearbeiten». Der Dialog «Benutzer bearbeiten» öffnet sich mit den bisherigen Angaben.

3. Wählen Sie unter «Rolle» die neue Rolle (3). Die Felder darunter passen sich an.

   

4. Passen Sie «Bereich» und «Fachbereich» an:

   • Fachleitung: Bereich und Fachbereich sind Pflicht.
   • Bereichsleitung: Bereich ist Pflicht, der Fachbereich bleibt leer.
   • HR und IT: «Gehört zu Bereich» ist Pflicht. Er sagt nur, wohin die Person gehört.
   • Admin: Bereich und Fachbereich sind gesperrt, Admin gilt für die ganze Organisation.

5. Wird die Person HR oder Admin, tragen Sie «Telefon (direkt)» ein. Die Nummer ist für diese beiden Rollen Pflicht.

6. Klicken Sie auf «Speichern». Die Meldung «Benutzer gespeichert» bestätigt die Änderung.

Was danach passiert

Die Zeile der Person zeigt sofort die neue Rolle. Ist die Person gerade angemeldet, meldet das System sie ab.

Beim nächsten Klick landet sie auf der Anmeldeseite, egal auf welcher Seite sie gerade war. Dort steht «Ihre Rolle wurde geändert. Bitte melden Sie sich neu an.»

Nach der neuen Anmeldung gilt die neue Rolle.

Danach sieht sie das Dashboard und die Seitenleiste der neuen Rolle.

Eine Einladung geht bei einer Rollenänderung nicht hinaus. Neue Konten legen Sie an wie unter Team einladen beschrieben.

Tipps und typische Fehler

Bereich fehlt: «Bereich-Zuweisung ist Pflicht für diese Rolle» erscheint bei HR und IT ohne Bereich. Bei der Bereichsleitung heisst es «Bereichsleitung benötigt eine Bereich-Zuweisung», bei der Fachleitung «Fachleitung benötigt sowohl Bereich als auch Fachbereich».

Telefon fehlt: «Telefonnummer ist für Admin- und HR-Rollen Pflicht» erscheint, wenn die Nummer bei diesen Rollen leer ist.

Person sieht nichts: Ohne Bereich sieht eine Bereichsleitung keine Mitarbeitenden, ohne Fachbereich eine Fachleitung ebenso. Prüfen Sie die Zuweisung im Dialog.

Rolle IT fehlt: Sie steht nur zur Wahl, wenn Ihre Organisation Onboarding gebucht hat. Ins Recruiting kommt IT nicht.

Zwei Rollen für eine Person: Das geht nicht. Ein Admin, der auch Eintritte betreut, setzt im Dialog «Arbeitet auch im HR». Er bekommt dann zusätzlich die Aufgaben und E-Mails von HR.

Häufige Fragen

Wer sieht Lohn und IBAN? HR und Admin sehen sie immer. Bereichsleitung und Fachleitung sehen sie bei Personen, für die sie zuständig sind. Zuständig ist, wer in der Personalakte unter «Verantwortliche» steht. Wo dort keine Leitung eingetragen ist, sehen Lohn und Bankverbindung nur HR und Admin. Bei selbst erfassten Eintritten sehen Bereichsleitung und Fachleitung sie, bis HR die Checkliste eröffnet. Bei selbst erfassten Austritten sehen sie ebenso Geburtsdatum, Kinder und Bewilligung, bis HR die Checkliste eröffnet. Die Übersicht «Was sieht welche Rolle?» und der Benutzerdialog sagen es ebenfalls.

Wird eine neue Fachleitung für die Personen zuständig, die schon da sind? Nach dem Speichern einer neuen oder verschobenen Fachleitung oder Bereichsleitung fragt die Anwendung «Für diese Personen zuständig machen?», sobald dort Personen ohne Leitung sind. Mit «Zuständig machen» wird sie bei ihnen eingetragen, eine bereits eingetragene Leitung bleibt. Mehr dazu unter Team einladen.

Kann ein HR-Konto zusätzlich einen Bereich leiten? Ja. Ein Admin wählt im Dialog «Benutzer bearbeiten» unter «Leitet zusätzlich (optional)» einen Bereich oder Fachbereich. Rolle, Rechte und Dashboard bleiben gleich, die Aufgaben dieser Leitung erscheinen mit dem Vermerk «Sie leiten» in «Meine Aufgaben». Hat der Bereich eine Bereichsleitung mit eigener Rolle, geht sie vor. Bei einem Admin gilt die Leitung nur mit «Arbeitet auch im HR».

Fehlt mir eine Person, die direkt im Bereich steht? Die Bereichsleitung sieht sie in allen Listen ihres Bereichs, auch ohne Fachbereich. Eine Fachleitung sieht nur Personen ihres Fachbereichs.

Sieht eine Leitung die eigene Akte? Ist die Leitung selbst in der Personalakte geführt und das Konto mit der Akte verknüpft, ist sie für diese Akte nie zuständig. Ihre Leitungsaufgaben dafür gehen an HR, in den Aufgaben von HR mit dem Vermerk «eigene Akte». Die Verknüpfung beschreibt Team einladen.

Brauchen neue Mitarbeitende ein Konto? Nein. Sie füllen ihre Personalien über einen persönlichen Link aus, ganz ohne Konto.

Was sieht welche Rolle im Recruiting? Die Übersicht «Was sieht welche Rolle?» zeigt bei Organisationen nur mit Recruiting die Stellen und Bewerbungen je Rolle. Das Prinzip ist dasselbe: HR alles, Bereichsleitung ihren Bereich, Fachleitung ihren Fachbereich.