Wann Gespräche geplant werden

Für: HR, Administration, Bereichsleitung und Fachleitung

Jede automatische Gesprächsart zählt ihre Tage ab einem Bezugspunkt: nach dem Eintritt, vor oder nach dem Ende der Probezeit. Welche Arten es gibt und wie viele Tage gelten, legt Ihre Organisation selbst fest. Hier stehen die Regeln und Beispiele für eigene Gesprächspläne.

Bevor Sie beginnen

Die Gesprächsarten stellen HR und Admin ein. Die Probezeit, mit der neue Eintritte vorbelegt sind, wählt ein Admin. Fachleitung und Bereichsleitung sehen das Ergebnis in der Personalakte.

Automatische Gesprächsarten plant die Anwendung selbst. «Eigene Gesprächsarten», etwa ein Verwarnungsgespräch, plant sie nie; ein solches Gespräch legen Sie in der Personalakte mit «Gespräch anlegen» an.

Geplant wird erst mit dem Eröffnen der Checkliste, für Personen aus Bestand und Import sofort.

Ab Werk plant die Anwendung drei Gespräche. Das Standortgespräch liegt 30 Tage nach dem Eintritt, das Zwischengespräch nach 60 Tagen. Das Probezeitgespräch liegt 14 Tage vor dem Ende der Probezeit.

Bezugspunkt	Termin	Gilt für
«nach Eintritt»	Eintritt plus Tage	alle Personen
«vor Probezeitende»	Ende minus Tage, frühestens die Mitte der Probezeit; nur das Probezeitgespräch	Personen mit Probezeitende
«nach Probezeitende»	Ende plus Tage; bei «Keine Probezeit» Eintritt plus Tage	Personen mit Probezeitende oder «Keine Probezeit»

Die Tage sind Kalendertage.

Für jeden Termin gelten diese Regeln:

Werktag: Fällt der Termin auf einen Samstag, Sonntag oder den 1. August, gilt der Werktag davor. Kantonale Feiertage kennt die Anwendung nicht.
Nichts rückwirkend: Ein Termin, der schon vorbei ist, entsteht nicht.
Letzte Probezeitwoche: Ein Termin «nach Eintritt» in den sieben Tagen vor dem Probezeitende oder am letzten Tag entsteht nicht. Liegt er nach dem Probezeitende, entsteht er.
Austrittsdatum: Danach plant die Anwendung keinen Termin. Ein später erfasstes Datum lässt geplante automatische Gespräche danach entfallen («Termin nach dem Austrittsdatum»); fällt es weg, plant sie neu.
Kündigung in der Probezeit: Danach plant die Anwendung keine automatischen Gespräche mehr.

Beispiel: Eintritt am Montag, 1. März 2027, Voreinstellung und ein 100-Tage-Gespräch.

Probezeit	Probezeitgespräch	Standort	Zwischen	100 Tage
1 Monat, bis 31. März	17. März	— letzte Woche	30. April	9. Juni
2 Monate, bis 30. April	16. April	31. März	— letzte Woche	9. Juni
3 Monate, bis 31. Mai	17. Mai	31. März	30. April	9. Juni
Keine Probezeit	— keine Probezeit	31. März	30. April	9. Juni

Wo Sie es finden

Die Gesprächsarten stehen unter «Templates» im Reiter «Gesprächsvorlagen», in der Karte «Gesprächsarten und Planung».

Direkt öffnen: Templates (nur HR und Admin) (öffnet in neuem Tab)

Die Vorbelegung der Probezeit steht in der Administration unter «Prozesse» im Abschnitt «Probezeit beim Erfassen». Was für eine Person geplant ist, zeigt ihre Personalakte im Reiter «Gespräche».

Direkt öffnen: Probezeit beim Erfassen (nur Admin) (öffnet in neuem Tab)

Schritte

Legen Sie fest, welche Gespräche Ihre Organisation führt. Die häufigen Fragen unten zeigen gängige Pläne.
Stellen Sie je Gesprächsart Tage und Bezugspunkt ein oder schalten Sie sie mit «Aktiv» aus. Wie das geht, steht unter Gesprächsvorlagen.
Wählen Sie als Admin die Vorbelegung der Probezeit. Sie gilt für die Eintrittsmaske, den Antrag der Fachleitung und den Import ohne Angabe. Bestehende Personen bleiben, wie sie sind.
Prüfen Sie die Probezeit an der Person. Bei «Nicht erfasst» plant die Anwendung weder das Probezeitgespräch noch Gespräche «nach Probezeitende». Erfassen Sie die Dauer in der Personalakte mit «Bearbeiten».
Nach einer neuen oder wieder eingeschalteten Gesprächsart klicken Sie auf «Fehlende Gespräche für alle Personen anlegen». Für eine einzelne Person genügt «Gespräche planen» in ihrem Reiter.

Was danach passiert

Ändern Sie Eintritt oder Probezeitende, ziehen die geplanten automatischen Gespräche mit, die davon abhängen. Geführte und von Hand terminierte Gespräche bleiben, wie sie sind. Von Hand terminiert ist ein Gespräch mit «Termin ändern» oder aus «Gespräch anlegen».

Ändern Sie eine Gesprächsart, während Gespräche dieser Art geplant sind, fragt die Anwendung nach. Beim Ausschalten wählen Sie «Entfallen lassen» oder «Stehen lassen». Bei neuen Tagen oder neuem Bezugspunkt wählen Sie «Auf den neuen Termin verschieben» oder «Termine stehen lassen».

Läge ein verschobener Termin in der Vergangenheit, bleibt er, oder Sie wählen «Auf heute setzen».

Verlängert HR die Probezeit, rücken das Probezeitgespräch und die Gespräche «nach Probezeitende» mit. War das Probezeitgespräch schon geführt, plant die Anwendung ein zweites für die verlängerte Probezeit.

Bestätigt HR die Probezeit, entfällt ein offenes Probezeitgespräch mit dem Grund «Probezeit vorzeitig entschieden». Die übrigen Gespräche bleiben.

Ein falscher Entscheid lässt sich zurücksetzen (Probezeit im Blick behalten); was er entfallen liess, plant die Anwendung neu.

Bei einer Kündigung in der Probezeit entfallen alle offenen automatischen Gespräche mit dem Grund «Probezeit gekündigt». Von Hand terminierte bleiben, ausser dem Probezeitgespräch. Mit dem Abschluss des Austritts entfallen alle offenen Gespräche («Person ausgetreten»).

Tipps und typische Fehler

Ein Gespräch fehlt: Der Reiter «Gespräche» nennt den Grund.

Hinweis im Reiter	Was Sie tun
«Probezeit nicht erfasst»	Dauer mit «Bearbeiten» erfassen; die Anwendung plant dann nach.
«Keine Probezeit vereinbart.»	Nichts; bei Bedarf «Gespräch anlegen».
«Kein Probezeitende erfasst.»	Die Probezeit war beim Erfassen oder Ändern schon vorbei; bei Bedarf «Gespräch anlegen».
«Kein Eintrittsdatum erfasst.»	Eintrittsdatum mit «Bearbeiten» erfassen.
«in die letzte Probezeitwoche»	Bei Bedarf «Gespräch anlegen».
«nach dem Austrittsdatum»	Nichts, die Person geht vorher.
«Die Probezeit ist gekündigt.»	Nichts.
«lag vor der Einführung des Moduls»	Der Termin lag schon zurück; ein geführtes Gespräch tragen Sie mit «Gespräch anlegen» nach.

Art wieder eingeschaltet: Wer beim Ausschalten «Entfallen lassen» gewählt hat, bekommt dieses Gespräch nicht neu geplant. Legen Sie es bei Bedarf mit «Gespräch anlegen» an.

Häufige Fragen

Wie verzichte ich auf automatische Gespräche? Schalten Sie jede Gesprächsart mit «Aktiv» aus. Gespräche legen Sie dann bei Bedarf mit «Gespräch anlegen» an.

Nur ein Gespräch, 14 Tage vor Probezeitende? Schalten Sie Standort- und Zwischengespräch aus. Das Probezeitgespräch steht ab Werk auf 14 Tagen «vor Probezeitende».

Gespräche nach 30, 60 und 90 Tagen? Bei drei Monaten Probezeit übernimmt das Probezeitgespräch den dritten Termin. Ein eigenes Gespräch 90 Tage nach Eintritt fiele dort meist in die letzte Probezeitwoche und entstünde dann nicht.

100-Tage- oder 6-Monats-Gespräch? Klicken Sie auf «+ Automatisches Gespräch hinzufügen» und wählen Sie 100 oder 180 Tage «nach Eintritt». Mit «nach Probezeitende» entsteht es nur bei erfasster Probezeit.

Lernende? Die Gesprächsarten gelten für alle Personen gleich. Beim Erfassen einer Lehre bietet die Maske ein bis drei Monate Probezeit an, vorgegeben sind drei. «Keine Probezeit (schriftlich wegbedungen)» fehlt dort, das Probezeitgespräch entsteht also.

Personen ohne Probezeit? Mit «Keine Probezeit» entfällt das Probezeitgespräch. Gespräche «nach Eintritt» entstehen ohne die Regel zur letzten Woche, Gespräche «nach Probezeitende» zählen ab Eintritt.