Talent-Pool: aufnehmen und Einwilligung

Im Talent-Pool merken Sie Personen vor, an die Sie bei einer späteren Stelle wieder denken möchten. Die Aufnahme allein schützt die Unterlagen nicht vor der Löschung: Erst die Pool-EinwilligungZustimmung einer Person, dass ihre Unterlagen im Talent-Pool bleiben. Erteilt, gilt sie zwölf Monate; ohne sie wird die Bewerbung nach der regulären Frist von 180 Tagen gelöscht, auch wenn die Person im Pool steht.Nochmals tippen öffnet das Glossar. der Person hält sie zwölf Monate.

Bevor Sie beginnen

Der Pool ist für Personen gedacht, deren Verfahren beendet ist: Zweitplatzierte, Initiativbewerbungen, selbst angesprochene Personen und ehemalige Mitarbeitende. Solange eine Bewerbung noch läuft und Sie auf den Entscheid der Erstwahl warten, nutzen Sie den Status Engere AuswahlStatus einer Bewerbung, die fachlich in der Endrunde steht, aber noch kein Angebot hat, etwa während die Erstwahl zusagt und unterschreibt.Nochmals tippen öffnet das Glossar..

Aufnahme und Einwilligung sind zwei Dinge. Ohne erteilte Einwilligung gilt die reguläre Frist: Die Bewerbung wird 180 Tage nach ihrem Eingang gelöscht, auch wenn sie im Pool steht.

Wo Sie es finden

Öffnen Sie die Bewerbung unter «Bewerbende». Klicken Sie in der linken Spalte auf «Mehr» und wählen Sie «In Talent-Pool» (1). Personen ohne Bewerbung legen Sie auf der Seite «Talent-Pool» an.

Direkt öffnen: Talent-Pool (öffnet in neuem Tab)

Schritte

1. Grund wählen

   Unter «Grund» (1) wählen Sie «Aufschub — Zweitplatzierte:r für diese Stelle», «Initiativbewerbung» oder «Active Sourcing». Der Aufschub verknüpft die Person mit der Stelle; bei dieser Stelle wird sie Ihnen vorgeschlagen, solange sie aktiv im Pool ist. Darunter stehen die Skills, die aus dem Lebenslauf erkannt wurden. Prüfen und ergänzen Sie sie, denn nach ihnen wird die Person später gefunden. Beim Aufschub ist «Die Person zugleich für diese Stelle ablehnen (Status → Abgelehnt)» bereits angehakt. Die Bewerbung steht danach auf «Abgelehnt». Eine Absage-Mail geht dabei nicht hinaus, ein bereits verschickter Interviewtermin wird für beide Seiten abgesagt. Entfernen Sie das Häkchen, wenn die Bewerbung offen bleiben soll.

   

2. Einwilligung wählen

   Unter «Pool-Einwilligung» ist nichts vorausgewählt, Sie entscheiden bewusst. «Bestätigungsmail an die Person senden» (2) ist der empfohlene Weg: Die Person bestätigt selbst per Link. Mit «Einwilligung liegt bereits dokumentiert vor» gilt die Einwilligung sofort; halten Sie den Nachweis bereit. «Ohne Einwilligung aufnehmen» nimmt die Person ohne Löschschutz auf. Klicken Sie auf «In Pool aufnehmen».

   

3. Ohne Bewerbung anlegen

   Auf der Seite «Talent-Pool» öffnet der Knopf mit dem Pluszeichen oben rechts ein Formular. Pflicht ist nur «E-Mail *». Unter «Quelle» (3) wählen Sie «Active Sourcing», «Ehem. Mitarbeitende» oder «Initiativbewerbung». Das Profil entsteht ohne Pool-Einwilligung.

   

4. Einwilligung nachträglich anfragen

   Im Profil steht bei fehlender Einwilligung «Einwilligung ausstehend — Aufbewahrung 180 Tage». «Einwilligung anfragen» (4) schickt der Person eine Mail mit Bestätigungslink; die Seite meldet «Einwilligungs-Anfrage per E-Mail versendet.». Der Link gilt 14 Tage.

   

Was danach passiert

Die Person öffnet den Link, liest, welche Angaben gespeichert bleiben, und klickt auf «Einwilligung erteilen». Ab dann trägt ihr Profil den Vermerk «Einwilligung erteilt», und die Unterlagen bleiben zwölf Monate erhalten.

Fristen auf einen Blick

• Ausstehend oder ohne Einwilligung: Die Bewerbung wird 180 Tage nach ihrem Eingang gelöscht, nicht nach dem Tag der Aufnahme in den Pool. Ein Profil ohne jede Bewerbung wird 180 Tage nach dem Anlegen gelöscht, wenn die Person nie eingewilligt hat.
• Einwilligung erteilt: zwölf Monate ab der Einwilligung. Sie schützt alle Bewerbungen der Person, nicht nur die, aus der Sie sie aufgenommen haben.
• Vor dem Ablauf: 30 Tage vorher erhalten HR und Admin eine Mitteilung im Recruiting. Im Profil steht dann «Einwilligung verlängern anfragen». Bestätigt die Person per Link, gilt die Einwilligung ab diesem Tag wieder zwölf Monate; bis dahin gilt die bisherige weiter.
• Abgelaufen oder widerrufen: Das Profil ruht, und es gilt wieder die reguläre Frist. Ist keine Bewerbung der Person mehr gespeichert, wird das Profil rund 30 Tage nach Widerruf oder Ablauf gelöscht.

Tipps und typische Fehler

Keine Option gewählt: Klicken Sie ohne Wahl auf «In Pool aufnehmen», meldet das Fenster «Bitte eine Einwilligungs-Option wählen.».

Mail nicht zugestellt: Scheitert der Versand, meldet die Akte «Aufgenommen — Bestätigungsmail nicht gesendet» mit dem Grund. Die Person ist dann im Pool, aber ohne Anfrage. Fragen Sie im Profil erneut an.

Doppeltes Profil: Gibt es die Adresse schon, meldet das Formular «Es existiert bereits ein Profil mit dieser E-Mail.».

Keine Skills erkannt: Ohne lesbaren Lebenslauf steht im Fenster «Keine Skills automatisch erkannt (z. B. wenn kein textbasierter Lebenslauf hinterlegt ist) — bitte unten manuell ergänzen.».

Häufige Fragen

Kann ich eine Einwilligung zurücknehmen? Im Profil steht dafür «Einwilligung widerrufen». Nutzen Sie es nur, wenn die Person selbst darum bittet; danach gilt wieder die reguläre Frist.

Wie nehme ich jemanden aus dem Pool? In der Bewerbung über «Mehr», «Talent-Pool verwalten» und «Aus Pool entfernen». Nach der Rückfrage wird auch die Einwilligung widerrufen.

Wie finde ich die Person später wieder? Siehe Talent-Pool nutzen.