Termin verschieben, absagen, auswerten

Einen stehenden Termin verschieben Sie im Abschnitt «Interview» der Akte oder sagen ihn dort ab. Nach dem Gespräch halten Sie dort fest, ob die Person erschienen ist, und planen bei Bedarf eine weitere Runde.

Bevor Sie beginnen

Termine ändern HR und Admin für jede Bewerbung, Bereichs- und Fachleitung für Bewerbungen auf Stellen, die für sie sichtbar sind.

Welche Knöpfe erscheinen, hängt vom Termin ab:

• «Bearbeiten» und «Termin absagen» stehen, sobald ein Termin festgelegt ist.
• «Nicht erschienen» erscheint erst, wenn der Termin vorbei ist und die Bewerbung noch im Status «Interview» steht.
• «Weitere Runde planen» erscheint, wenn der Termin vorbei ist und die Bewerbung nicht abgeschlossen ist.

Die Bewertung der Person ist davon getrennt. Sie steht unter «Beurteilung», siehe Bewerbungen bearbeiten.

Wo Sie es finden

Öffnen Sie die Akte der Bewerbung und klappen Sie den Abschnitt «Interview» auf. Die Marke rechts zeigt das Datum des Termins. Unter den Notizen stehen die Knöpfe für die Schritte 1 und 2.

Direkt öffnen: Bewerbende (öffnet in neuem Tab)

Schritte

1. Verschieben

   Klicken Sie auf «Bearbeiten» (1). Der Planer zeigt den bestehenden Termin; der Umschalter auf Terminvorschläge fehlt, denn ein stehender Termin wird verschoben. Ändern Sie «Datum & Uhrzeit» oder «Dauer» und klicken Sie auf «Speichern».

   Wurde der Termin schon versendet, heisst der Planer «Interview verschieben», in späteren Runden mit der Nummer des Gesprächs.

   In diesem Fall setzt der Planer bei einer Änderung «Einladung an die Person senden» selbst. Er zeigt dann «Dieser Termin wurde der Person bereits gesendet.» Dann geht die Vorlage «Terminverschiebung» hinaus, und der Kalendereintrag wird aktualisiert statt verdoppelt.

   Ändern Sie nur Notizen oder Interviewer, bleibt das Häkchen aus.

   

2. Absagen

   Klicken Sie auf «Termin absagen» (2). Im Fenster «Interview-Termin absagen» setzen Sie «Wir planen neu», wenn die Mail einen neuen Termin ankündigen soll; ohne Häkchen sagt sie nur ab. Unter «Mailtext anpassen» sehen und ändern Sie den Text.

   Der Satz oben im Fenster nennt, wer eine Stornierung erhält: die Person, die eingeteilten Interviewer, beide oder niemand, wenn keine Einladung hinausging. Steht die Bewerbung im Status «Interview», ist «Aus dem Interview-Status nehmen» gesetzt, mit «Prüfung» als neuem Status. Bestätigen Sie im Fenster mit «Termin absagen» (2).

   

3. Nicht erschienen

   Ist die Person nicht gekommen, klicken Sie auf «Nicht erschienen» und bestätigen mit «Als nicht erschienen markieren». Der Termin wird entfernt und im Verlauf festgehalten, der Status wechselt auf «Prüfung». Die Person erhält keine Mail.

4. Weitere Runde

   Nach einem geführten Gespräch klicken Sie auf «Weitere Runde planen» und bestätigen mit «Runde abschliessen». Die bisherige GesprächsrundeEin Interview mit Termin, Notizen und Interviewern. Nach dem Gespräch lässt sich die Runde abschliessen und eine weitere planen; die erste bleibt im Verlauf.Nochmals tippen öffnet das Glossar. bleibt mit Termin und Notizen im Verlauf. Danach ist der Planer leer, und Sie planen den nächsten Termin wie ein neues Interview.

Was danach passiert

• Beim Verschieben werden HR und Admin sowie die eingeteilten Interviewer benachrichtigt (Inbox und Mail), und die Erinnerung vor dem Termin gilt für das neue Datum. Die Person erhält sie nur, wenn ihr die Einladung zugestellt wurde. Die Interviewer erhalten zusätzlich eine Aktualisierung ihres Kalendereintrags, wenn die Kalendereinladung eingeschaltet ist.
• Beim Absagen erhält die Person eine Stornierung für ihren Kalender, sofern ihr die Einladung zugestellt worden war. Dasselbe gilt für Interviewer mit Kalendereinladung. HR und Admin sowie die eingeteilten Interviewer werden mit «Interview abgesagt» benachrichtigt.
• Beim Wechsel aus dem Interview-Status verschwindet die Bewerbung aus «Anstehende Interviews» auf dem Dashboard.
• Ab der zweiten Runde nutzt der Planer die Vorlage «Einladung zum Folgegespräch», sofern Ihre Organisation sie hat. Ort und Typ der letzten Runde sind vorbelegt, und die Akte zeigt «Bisherige Gespräche».

Tipps und typische Fehler

Absage über den Status: Setzen Sie eine Bewerbung mit versendetem Termin auf «Abgelehnt» oder «Zurückgezogen», fragt das Fenster «Geplantes Interview vorhanden» nach. «Termin absagen (Person + Interviewer)» storniert für alle, «Nur Interviewer absagen» nur intern, «Termin behalten» ändert nichts am Kalender. Das Kanban stellt dieselbe Frage; dort heisst die erste Wahl «Termin absagen (Bewerber + Interviewer)».

Interviewer austauschen: Nehmen Sie beim Bearbeiten jemanden aus der Liste, nennt der Planer noch vor dem Speichern, wer abgemeldet wird. Hatten die Interviewer eine Kalendereinladung, erhalten sie eine Kalender-Absage, sonst steht dort «ohne Kalender-Absage».

Nichts versprechen: Setzen Sie «Wir planen neu» nur, wenn ein neuer Termin wirklich folgt. Die Mail kündigt ihn sonst an, ohne dass etwas kommt.

Kalender bleibt stehen: «Runde abschliessen» storniert keinen Kalendereintrag, denn das Gespräch hat stattgefunden. Soll ein Termin aus den Kalendern verschwinden, sagen Sie ihn ab.

Häufige Fragen

Warum fehlt der Knopf «Nicht erschienen»? Der Termin liegt noch in der Zukunft, oder die Bewerbung steht nicht mehr im Status «Interview».

Sehen Interviewer die Akte nach einer Absage weiter? Wer in einer Gesprächsrunde eingeteilt war, liest die Akte weiter, bis die Bewerbung eingestellt, abgelehnt oder zurückgezogen ist.

Zählt die Bewertung aus dem Erstgespräch weiter? Ja. Jede Person hat eine Bewertung je Bewerbung und passt sie nach dem Zweitgespräch einfach an.