Glossar
Hier stehen die Fachwörter der Anwendung, jeweils kurz erklärt.
AHV-Nummer nachreichen
Liegt die AHV-Nummer beim Erfassen noch nicht vor, setzen Sie das Häkchen «Liegt noch nicht vor — wird nachgereicht» und tragen die Nummer später ein.
Aktualisierungs-Link
Persönlicher Link per E-Mail, über den Mitarbeitende Adresse, Kontakt, IBAN und Bewilligung prüfen. Änderungen gehen zuerst zu HR und gelten erst nach der Genehmigung.
Änderungsantrag
Gewünschte Änderung an den Stammdaten einer Person, gestellt von Fachleitung, Bereichsleitung oder über einen Aktualisierungs-Link. Sie gilt erst, wenn HR sie genehmigt.
Anstellung
Ein Vertrag einer Person mit Anstellungsart, Pensum, Funktion, Bereich und Lohn. Die Personalien gelten für die Person, alles Übrige für die Anstellung.
Arbeitsbestätigung
Zeugnis, das nur Art und Dauer der Anstellung nennt und sich zu Leistung und Verhalten nicht äussert (Art. 330a Abs. 2 OR). Es gibt sie nach dem Austritt und während der Anstellung.
Arbeitstage (Sperrfrist)
Zählweise der RAV-Sperrfrist: ab dem Tag nach der Aufschaltung, ohne Samstag, Sonntag und Feiertage. Frei ausschreiben dürfen Sie am Tag nach dem fünften Arbeitstag.
Auftragsbearbeitungsvertrag (AVV)
Vertrag nach Art. 9 DSG: Ihre Organisation bleibt verantwortlich, HR Onboarding bearbeitet die Daten nur nach Ihren Weisungen. Abgeschlossen wird er bei der Registrierung.
Basis-Vorlage
Checklisten-Vorlage für alle Eintritte oder Austritte einer Anstellungsart, etwa Monatslohn oder Lehre. Beim Eröffnen schlägt die Anwendung sie vor.
Baustein
Ergänzt die Basis-Vorlage um Aufgaben für einen Bereich, einen Fachbereich oder eine Funktion. Passt er zur Person, ist er beim Eröffnen schon angehakt.
Bedingung
Regel an einer Aufgabe der Vorlage («Nur wenn …»), etwa nur ohne Schweizer Staatsangehörigkeit. Trifft sie auf die Person nicht zu, wird die Aufgabe beim Eröffnen nicht angelegt.
Bereichsleitung
Rolle für die Leitung eines Bereichs. Sie visiert Eintritte, die die Fachleitung ihres Bereichs einreicht, bevor HR sie übernimmt.
Checkliste eröffnen
HR stellt aus den Vorlagen die Aufgaben eines Eintritts zusammen. Erst danach gibt es eine Checkliste zum Abarbeiten.
Durchschnittsbestand
Mittel aus dem Bestand am Vortag des Zeitraums und an jedem Monatsende im Zeitraum. Im laufenden Zeitraum zählt heute als letzter Stichtag.
Einreichen
Mit «Einreichen →» geht ein erfasster Eintritt weiter: zur Visierung durch die Bereichsleitung oder direkt zu HR.
Engere Auswahl
Status einer Bewerbung, die fachlich in der Endrunde steht, aber noch kein Angebot hat, etwa während die Erstwahl zusagt und unterschreibt.
Entwurf
Ein Eintritt, der gespeichert, aber noch nicht eingereicht ist.
Fachbereich
Teil eines Bereichs, etwa eine Abteilung oder ein Team. Jeder Eintritt gehört zu einem Fachbereich.
Fachleitung
Rolle für die Leitung eines Fachbereichs. Sie meldet Eintritte und Austritte für ihren Fachbereich.
Fluktuationsrate
Austritte im Zeitraum geteilt durch den Durchschnittsbestand, mal 100 — nicht auf ein Jahr hochgerechnet. Eine Quote erscheint ab einem Durchschnittsbestand von 10.
Gesellschaftswechsel
Die Person wechselt in eine andere Gesellschaft Ihrer Organisation. Für die Gesellschaften ist das ein Austritt und ein Eintritt, für die Organisation weder Zugang noch Austritt.
Gesprächsrunde
Ein Interview mit Termin, Notizen und Interviewern. Nach dem Gespräch lässt sich die Runde abschliessen und eine weitere planen; die erste bleibt im Verlauf.
Gesprächsvorlage
Legt fest, aus welchen Abschnitten das Protokoll eines Gesprächs besteht: je Abschnitt Titel, Leitfrage und ob er Pflicht ist.
Gilt ab
Erster Tag einer neuen Anstellung. Bei einem Wechsel endet die bisherige Anstellung am Vortag.
Karenzfrist (Löschung)
Sieben Tage zwischen der bestätigten Löschung einer Organisation und ihrer Ausführung. Bis dahin arbeitet die Organisation normal weiter, und jeder Admin kann die Löschung abbrechen.
Kette
Die Reihe der Personen, die ein Zeugnis nacheinander beurteilen, freigeben oder unterzeichnen. HR stellt sie zusammen; das Zeugnis durchläuft jede Person der Reihe nach.
Kollektivunterschrift
Zwei Personen zeichnen gemeinsam. Beim Auftragsbearbeitungsvertrag bestätigt die zweite Person über einen Link in einer E-Mail, ohne Konto; der Vertrag gilt erst mit beiden Unterschriften.
Personalakte
Alles zu einer Person an einem Ort: Stammdaten, Geräte, Dokumente in Ordnern und Gespräche. Sie öffnen sie unter «Mitarbeitende» mit einem Klick auf die Person.
Personalien
Die persönlichen Angaben einer neuen Person, etwa Wohnadresse, AHV-Nummer und IBAN.
Platzhalter
Feld in geschweiften Klammern in einer Dokument-Vorlage, etwa für den Vornamen. Beim Erstellen des PDF setzt die Anwendung den Wert aus der Personalakte ein.
Platzhalter
Feld in geschweiften Klammern in einem Mailtext, etwa für den Vornamen. Beim Versand setzt das Recruiting den Wert der Bewerbung oder der sendenden Person ein.
Pool-Einwilligung
Zustimmung einer Person, dass ihre Unterlagen im Talent-Pool bleiben. Erteilt, gilt sie zwölf Monate; ohne sie wird die Bewerbung nach der regulären Frist von 180 Tagen gelöscht, auch wenn die Person im Pool steht.
Probezeit
Die ersten Monate einer Anstellung. Ohne Abrede gilt der erste Monat, schriftlich sind höchstens drei Monate möglich (Art. 335b OR).
Prüfperson
Person aus Bereichs- oder Fachleitung, die das HR bittet, ein Stelleninserat vor der Publikation durchzusehen und freizugeben.
RAV-Sperrfrist
Eine Stelle in einem meldepflichtigen Beruf ist zuerst 5 Arbeitstage nur für das RAV sichtbar und in dieser Zeit nicht öffentlich (Art. 21a AIG).
Selbsteinschätzung
Vier Fragen, die die Person vor einem Gespräch über einen Link per E-Mail beantwortet. Führungskraft und HR sehen die Antworten beim Protokoll.
Self-Service-Link
Ein persönlicher Link, über den die neue Person ihre Personalien selbst ausfüllt, ohne eigenes Benutzerkonto.
Sperrfrist
Zeitraum nach der Probezeit, in dem eine Kündigung durch die Arbeitgeberin nichtig ist, etwa bei Krankheit oder Unfall. Eine schon laufende Kündigungsfrist steht währenddessen still.
Statusportal
Persönliche Seite einer bewerbenden Person ohne Konto. Sie zeigt den Stand der Bewerbung, Termine, Unterlagen und Mails; dort lässt sich die Bewerbung zurückziehen oder die Daten löschen.
Stellenvorlage
Gespeicherte Texte und Eckdaten einer wiederkehrenden Stelle, mit denen das Formular einer neuen Stelle vorbefüllt wird.
Terminvorschläge
Zwei bis fünf Zeiten für ein Interview, aus denen die Bewerberin im Statusportal eine wählt. Erst die Wahl macht daraus einen festen Termin.
Übergabeprotokoll
PDF, das die Übergabe eines Geräts an eine Person festhält, mit Verpflichtungserklärung und Linien für beide Unterschriften. Zur Rückgabe gibt es ein Rückgabeprotokoll.
Visierung
Die Bereichsleitung oder der Admin prüft einen Eintritt der Fachleitung und gibt ihn frei. Eintritte von HR und Bereichsleitung und Eintritte aus Bereichen ohne Bereichsleitung gehen direkt zu HR.
Wechsel
Eine Anstellung endet und die nächste schliesst ohne Unterbruch an, etwa nach der Lehre. Die Person bleibt, die Dienstjahre laufen weiter.
Weitere Anstellung
Eine zusätzliche Anstellung neben der bisherigen, etwa eine Aushilfe neben der Festanstellung. Nur möglich, wenn die Administration es erlaubt.
Wiedereintritt
Eine ausgetretene Person tritt wieder ein. Sie behält ihre Personalakte, Dienstjahre und Probezeit beginnen neu.
Wiederherstellungscode
Einmal-Code für die Anmeldung, wenn die Authenticator-App nicht zur Hand ist. Beim Einrichten erhalten Sie zehn Stück.
XML-Feed
Eine Adresse, unter der das Recruiting Ihre aktiven, öffentlichen Stellen in einer für Jobbörsen lesbaren Form bereitstellt. Die Jobbörse ruft sie regelmässig ab und übernimmt die Stellen.
Zwei-Faktor-Anmeldung
Zusätzlich zum Passwort fragt die Anmeldung nach einem Code aus einer App auf Ihrem Telefon. Er hat sechs Ziffern und wechselt alle 30 Sekunden.