Gesprächsvorlagen

Eine GesprächsvorlageLegt fest, aus welchen Abschnitten das Protokoll eines Gesprächs besteht: je Abschnitt Titel, Leitfrage und ob er Pflicht ist.Nochmals tippen öffnet das Glossar. legt fest, aus welchen Abschnitten das Protokoll eines Gesprächs besteht. Jede Organisation beginnt mit der Vorlage «Standard». Auf derselben Seite stellen Sie unter «Gesprächsarten und Planung» ein, welche Gespräche wann geplant werden und welche Vorlage gilt.

Bevor Sie beginnen

Gesprächsvorlagen bearbeiten HR und Admin. Fachleitung und Bereichsleitung sehen die Vorlage nur im Protokoll.

Die Vorlage «Standard» bringt vier Abschnitte mit, jeweils mit einer Leitfrage:

• Rückblick auf die Einarbeitung.
• Stärken.
• Entwicklungsfelder.
• Vereinbarungen bis zum nächsten Gespräch.

Überlegen Sie vorher, was Ihre Führungskräfte in einem Gespräch festhalten sollen. Eine Vorlage hat einen Namen und 1 bis 12 Abschnitte.

Wann ein Gespräch fällig ist und ob die Person eine Selbsteinschätzung erhält, steht nicht in der Vorlage. Das stellen Sie auf derselben Seite unter «Gesprächsarten und Planung» ein.

Jede automatische Gesprächsart zählt ihre Tage ab einem Bezugspunkt. «nach Eintritt» gilt für alle Personen. «vor Probezeitende» und «nach Probezeitende» gelten nur für Personen mit erfasster Probezeit; bei «keine Probezeit» zählt «nach Probezeitende» ab Eintritt.

Alle Regeln mit Beispielen, etwa für Personen ohne Probezeit, stehen unter Wann Gespräche geplant werden.

Wo Sie es finden

Klicken Sie in der Seitenleiste auf «Templates» (1). Wählen Sie oben den Reiter «Gesprächsvorlagen» (2).

Direkt öffnen: Templates (nur HR und Admin) (öffnet in neuem Tab)

Links steht die Liste der Vorlagen. Neben jedem Namen sehen Sie, welchen Gesprächsarten sie zugewiesen ist.

Schritte

1. Klicken Sie links auf eine Vorlage, um sie zu ändern, oder auf «+ Neue Vorlage» (1).

2. Tragen Sie den Namen ein und legen Sie die Abschnitte fest (2). Jeder Abschnitt hat einen Titel, eine Leitfrage und das Häkchen «Pflicht».

   • Titel: Pflicht, bis 80 Zeichen. Er ist im Protokoll die Beschriftung des Felds.
   • Leitfrage: freiwillig, bis 300 Zeichen. Sie steht als grauer Hinweis im leeren Feld.
   • Pflicht: Ein Protokoll lässt sich dann nur mit Text in diesem Abschnitt speichern.

   Mit «+ Abschnitt» fügen Sie einen weiteren hinzu. Die Pfeile ändern die Reihenfolge, das Papierkorb-Symbol entfernt einen Abschnitt; einer bleibt immer stehen.

   Die Vorschau darunter zeigt das Protokoll so, wie die Führungskraft es sieht. Pflichtabschnitte tragen dort einen Stern.

   

3. Klicken Sie auf «Speichern» (3). Die Meldung «Vorlage angelegt» oder «Vorlage gespeichert» bestätigt es.

   

4. Stellen Sie unter «Gesprächsarten und Planung» je Gesprächsart ein, wann sie fällig ist und welche Vorlage gilt (4).

   • Zeitpunkt: Tage und Bezugspunkt. Daneben steht die Dauer ungefähr in Wochen, Monaten oder Jahren.
   • Vorlage: Ohne eigene Wahl gilt die Standardvorlage.
   • Selbsteinschätzung: Mit dem Häkchen lädt die Anwendung die Person vor dem Gespräch zur Selbsteinschätzung ein, sofern die Erinnerungen eingeschaltet sind.
   • Aktiv: Der Schalter schaltet die Planung dieser Gesprächsart ein oder aus.

   Eine geänderte Zeile zeigt «Noch nicht gespeichert.». Klicken Sie in der Zeile auf «Speichern»; die Meldung «Gesprächsart gespeichert» bestätigt es.

   

5. Für ein weiteres Gespräch mit festem Zeitpunkt, etwa nach 100 Tagen, klicken Sie auf «+ Automatisches Gespräch hinzufügen». Tragen Sie Name, Tage und Bezugspunkt ein und klicken Sie auf «Hinzufügen».

   Die neue Gesprächsart wird für neue Eintritte geplant. Für Personen, die schon in der Einarbeitung sind, klicken Sie auf «Fehlende Gespräche für alle Personen anlegen».

Was danach passiert

Jedes neue Protokoll einer Gesprächsart hat die Abschnitte ihrer Vorlage. Die Erinnerung vor dem Termin nennt der Führungskraft die Titel der Abschnitte.

Bereits gespeicherte Protokolle behalten ihre Abschnitte, auch wenn Sie die Vorlage ändern, umhängen oder löschen.

Ein Pflichtabschnitt trägt im Protokoll einen Stern. Bleibt er leer, speichert die Anwendung das Protokoll nicht und nennt den Abschnitt.

HR sieht beim Protokoll eines geplanten Gesprächs oben die Auswahl «Vorlage», sobald es mehr als eine gibt. So lässt sich für ein einzelnes Gespräch eine andere Vorlage nehmen, bis zum ersten Speichern.

Sind schon Gespräche einer Art geplant, fragt die Anwendung beim Speichern nach. Beim Ausschalten wählen Sie «Entfallen lassen» oder «Stehen lassen». Bei neuen Tagen oder neuem Bezugspunkt wählen Sie «Auf den neuen Termin verschieben» oder «Termine stehen lassen».

Läge ein verschobener Termin in der Vergangenheit, bleibt er unverändert, oder Sie wählen «Auf heute setzen». Geführte und von Hand terminierte Gespräche ändert die Anwendung nie.

Tipps und typische Fehler

Name fehlt: Ohne Namen erscheint «Bitte einen Namen für die Vorlage angeben». Ein Abschnitt ohne Titel lässt sich ebenfalls nicht speichern; die Meldung nennt seine Nummer.

Name doppelt: Zwei Vorlagen dürfen nicht gleich heissen. Sonst erscheint «Eine Vorlage mit diesem Namen existiert bereits».

Standard wechseln: Öffnen Sie eine andere Vorlage und klicken Sie auf «Als Standard setzen». Speichern Sie Änderungen vorher, sonst erscheint «Bitte zuerst speichern, dann als Standard setzen».

Löschen gesperrt: Die Standardvorlage lässt sich nicht löschen, ebenso wenig eine Vorlage, die einer Gesprächsart zugewiesen ist. Setzen Sie zuerst eine andere als Standard oder ändern Sie die Zuweisung.

Ungespeicherte Änderungen: Wechseln Sie mit offenen Änderungen die Vorlage, fragt die Anwendung «Änderungen verwerfen?». Brechen Sie ab, wenn Sie zuerst speichern wollen.

Gesprächsart löschen: Das Menü am Ende der Zeile löscht eine Gesprächsart, solange es kein Gespräch dieser Art gibt. Sonst schalten Sie sie aus. Das Probezeitgespräch lässt sich nur ausschalten.

Häufige Fragen

Wo stelle ich die Tage und die Selbsteinschätzung ein? Hier, unter «Gesprächsarten und Planung».

Kann ich eigene Gesprächsarten anlegen, etwa ein Verwarnungsgespräch? Ja, unter «Eigene Gesprächsarten» auf derselben Karte. Solche Arten plant die Anwendung nie selbst; ein Gespräch dazu legen Sie in der Personalakte an.

Braucht jede Gesprächsart eine eigene Vorlage? Nein. Ohne eigene Zuweisung nutzt eine Art die Standardvorlage. Wechseln Sie den Standard, nutzen alle diese Arten danach die neue Standardvorlage.

Wie läuft das Gespräch selbst? Das steht unter Gespräche 30/60/90.