Zeugnistext erzeugen und anpassen

Aus den ausgefüllten Schritten erzeugt die Anwendung den Zeugnistext, klassisch als Fliesstext oder strukturiert als eine A4-Seite mit Balken. Den klassischen Text passen Sie danach Abschnitt für Abschnitt an und stellen das Layout fein.

Bevor Sie beginnen

Text erzeugen und bearbeiten HR und Admin. Eine Führungsperson, die beurteilt, sieht das Dokument, erzeugt aber keinen Text.

Erzeugen lässt sich der Text erst, wenn die nötigen Schritte vollständig sind:

• Jede Pflichtfähigkeit trägt eine Stufe, bei «Führungsfunktion» auch «Leadership».
• Mindestens drei Stärken stehen im Schritt «Stärken».
• Ein Arbeits- oder Lehrzeugnis hat ein Enddatum, ein Zwischenzeugnis braucht keines.
• Der «Grund der Ausstellung» passt zur Zeugnisart.

Die beiden Formen im Vergleich:

• Klassisch: Fliesstext im gewohnten Schweizer Aufbau mit Einleitung, Unternehmen, Tätigkeiten, Beurteilung, Stärken und Schluss.
• Strukturiert: eine A4-Seite. Die Fähigkeiten stehen als Balken mit fünf Stufen, dazu höchstens fünf Tätigkeiten und fünf Stärken und «Gut zu wissen». Unten steht, wer bei Rückfragen zuständig ist, samt Telefonnummer.

Wo Sie es finden

Öffnen Sie in der Liste «Zeugnisse» die Zeile des Zeugnisses (1). Der Editor zeigt links das Dokument und rechts die Schritte.

Direkt öffnen: Zeugnisse (öffnet in neuem Tab)

Schritte

1. Wählen Sie oben die Ausgabeform «Klassisch» oder «Strukturiert» (1).

   Beide entstehen aus derselben Beurteilung; Sie können später wechseln. Das strukturierte Blatt gibt es nur auf Deutsch.

   

2. Klicken Sie auf «Zeugnis erzeugen» (2). Solange etwas fehlt, ist der Knopf ausgegraut, und darunter steht, was fehlt.

   Das Dokument links zeigt danach den fertigen Text. Die Vorschau zeigt die Seiten so, wie sie im PDF stehen.

   

3. Schalten Sie im klassischen Zeugnis von «Vorschau» auf «Bearbeiten» (3) und klicken Sie in einen Abschnitt.

   Über dem Abschnitt erscheinen Werkzeuge: Fett, Kursiv, Aufzählung, Absatz teilen, Seitenumbruch davor, Rückgängig und Wiederholen. Ein bearbeiteter Abschnitt trägt danach «Von Hand bearbeitet — die Schritte wirken hier nicht mehr» und daneben «Zurücksetzen».

   

4. Klappen Sie unter den Schritten die Karte «Dokumentlayout» auf und stellen Sie die Regler (4): «Schriftgrösse», «Zeilenhöhe», «Absatzabstand» und «Unterschrift».

   Die Regler ändern Vorschau und PDF, nie den Text. So bringen Sie ein Zeugnis zum Beispiel auf eine Seite. Mit «Zurücksetzen» gelten wieder die Standardwerte.

   Jeder Klick auf Plus oder Minus wirkt sofort auf das Blatt links, und Sie sehen gleich, ob der Text auf eine Seite passt.

   

Was danach passiert

Nach dem Erzeugen heisst die Hauptaktion im Kopf «In Personalakte ablegen», sobald keine Kette mehr offen ist. Wer das Zeugnis freigibt oder unterzeichnet, liest genau diesen Text, siehe Zuweisen, freigeben und unterschreiben.

Über das Menü ⋮ laden Sie das Zeugnis mit «Als PDF herunterladen» oder «Als Word herunterladen». Ein Download landet nicht in der Personalakte.

Ändern Sie danach noch Schritte, bauen Sie den Text über das Menü ⋮ mit «Text neu erzeugen» neu.

Tipps und typische Fehler

Handarbeit und neu erzeugen: Sind Abschnitte von Hand bearbeitet, fragt «Text neu erzeugen» nach. Mit «Beibehalten» bleiben sie, wie sie sind; mit «Zurücksetzen» entstehen auch sie neu aus den Schritten.

Beurteilung nach der Handarbeit geändert: Ändert jemand danach Stufen, Kriterien oder Stärken, steht am Abschnitt «Beurteilung geändert — Text prüfen oder neu erzeugen». «Neu erzeugen» baut ihn aus der Beurteilung neu, «Text beibehalten» lässt ihn stehen. Solange der Hinweis steht, fragen Freigabe und Unterschrift ausdrücklich nach.

Form gewechselt: Nach einem Wechsel heisst die Hauptaktion «Neu erzeugen». Bis dahin zeigt das Blatt noch den Text der bisherigen Form.

Kein Knopf «Bearbeiten»: Von Hand bearbeiten lässt sich nur das klassische Zeugnis. Beim strukturierten Blatt steht dort «Dokument».

Text gesperrt: Sobald jemand unterzeichnet hat, sind Wortlaut, Layout und Kette fest. Ändern lässt sich das Zeugnis erst, wenn HR es wieder öffnet.

Regler «Unterschrift» fehlt: Auf dem strukturierten Blatt gibt es ihn nicht. Das Blatt trägt Unterschriften nur, wenn Ihre Organisation das unter Briefpapier eingeschaltet hat.

Schlusssätze fehlen im Blatt: Das strukturierte Blatt hat keinen Schlussabsatz. Dank, Wünsche und Bedauern stehen nur im klassischen Zeugnis.

Häufige Fragen

Lässt sich ein ganzer Abschnitt zurückholen? Ja. Klicken Sie beim Abschnitt auf «Zurücksetzen» und bestätigen Sie die Rückfrage «Abschnitt zurücksetzen?». Er entsteht dann wieder aus den Schritten.

Wo kommt der Firmentext her? Aus dem Schritt «Unternehmen», siehe Firmentext, Funktionen und Vorlagen.

Muss ich das Layout einstellen? Nein. Ohne Änderung gelten die Standardwerte, etwa 100 % Schriftgrösse und 25 % Absatzabstand.