Die Austritts-Checkliste

Jeder Austritt hat eine Checkliste mit den Aufgaben von HR, Leitung und IT, vom Übergabeplan bis zum Lohnausweis. Beim Austritt kommen drei Dinge dazu: Geräte zurücknehmen, das Arbeitszeugnis und der Abschluss, nach dem die Person als ausgetreten gilt.

Bevor Sie beginnen

Die Checkliste entsteht erst, wenn HR sie eröffnet. Solange steht der Austritt auf «Wartet auf HR», siehe Checkliste eröffnen.

Wer was darf:

• HR und Admin sehen alle Aufgaben, weisen zu, nehmen Geräte zurück, starten das Arbeitszeugnis und schliessen ab.
• Fachleitung und Bereichsleitung erledigen ihre eigenen Aufgaben. Die Bereichsleitung lädt zusätzlich das Austrittsblatt ihres Bereichs herunter.
• IT erledigt ihre Aufgaben und nimmt Geräte zurück.

Geräte zurücknehmen und ein Arbeitszeugnis erstellen geht nur, wenn der Austritt mit einer PersonalakteAlles zu einer Person an einem Ort: Stammdaten, Geräte, Dokumente in Ordnern und Gespräche. Sie öffnen sie unter «Mitarbeitende» mit einem Klick auf die Person.Nochmals tippen öffnet das Glossar. verknüpft ist.

Wo Sie es finden

Öffnen Sie im HR-Dashboard den Reiter «Austritte» (1). Klicken Sie in der Zeile des Austritts auf «Ansehen», bei einem neuen Austritt auf «Prüfen».

Direkt öffnen: Austritte im HR-Dashboard (nur HR und Admin) (öffnet in neuem Tab)

Fachleitung, Bereichsleitung und IT öffnen den Austritt aus ihrem Dashboard oder über eine zugewiesene Aufgabe, siehe Den Stand einer Checkliste lesen.

Schritte

1. Lesen Sie oben die Phasen (1): «Vor dem Austritt», «Letzter Tag» und «Nach dem Austritt». Jede Phase zeigt, wie viele ihrer Aufgaben erledigt sind.

   Darunter zeigt «Wer hängt» je Rolle, wie viele Aufgaben erledigt sind, und nennt überfällige.

   

2. Erledigen Sie Ihre Aufgaben und weisen Sie offene einer Person zu, wie unter Aufgaben erledigen und zuweisen beschrieben.

   Die mitgelieferte Vorlage enthält etwa «Übergabe an Nachfolge oder Stellvertretung planen» für die Fachleitung und «Wiederbesetzung der Stelle entscheiden» für die Bereichsleitung. Nach dem letzten Tag folgen für HR «Schlussabrechnung erstellen» und «Lohnausweis ausstellen».

3. Öffnen Sie rechts den Reiter «Geräte» (3). Unter «Rückgabe» steht jedes Gerät, das die Person noch hat.

   Klicken Sie bei jedem zurückgegebenen Gerät auf «Zurücknehmen». Das Rückgabeprotokoll ist beschrieben unter Geräte zuweisen und zurücknehmen.

   

4. Klicken Sie oben auf «Arbeitszeugnis» (4). Es öffnet sich der Einstieg ins Arbeitszeugnis dieser Person. Der Knopf erscheint für HR und Admin, wenn der Austritt eine Personalakte hat.

   Im Reiter «Personalien» zeigt die Karte «Arbeitszeugnis» den Stand, etwa «In Beurteilung» oder «Bereit». Mit «Zum Zeugnis» öffnen Sie es.

   Wie das Zeugnis entsteht, steht unter Zeugnis erstellen.

   

5. Sind alle Aufgaben erledigt, steht beim nächsten Schritt «Alles erledigt — der Austritt kann abgeschlossen werden». Schliessen Sie den Austritt ab, wie unter Checkliste abschliessen beschrieben.

   Sind der Person noch Geräte zugewiesen, nennt der Dialog sie. Mit «Rückgabe erfassen» kommen Sie zum Reiter «Geräte»; wer trotzdem abschliesst, bestätigt es mit einem Häkchen.

   Danach zählt die Person in der Liste der Mitarbeitenden unter der Kachel «Ausgetreten» (5). Bis zum Austrittsdatum steht sie zusätzlich in der Liste und im Export.

   

Was danach passiert

Mit dem Abschluss trägt der Austritt den Status «Abgeschlossen». Die Person gilt als ausgetreten, und das Austrittsdatum wird in ihre Personalakte übernommen.

Die Personalakte bleibt erhalten, mit allen Dokumenten und dem Zeugnis. In der Liste der Mitarbeitenden erscheint die Person nicht mehr von selbst. Sie finden sie über die Kachel «Ausgetreten» oder über die Suche nach ihrem Namen.

Wer den Austritt erfasst hat, erhält eine E-Mail. Die Checkliste bleibt lesbar, lässt sich aber nicht mehr ändern.

Tipps und typische Fehler

Kein Knopf «Arbeitszeugnis»: Der Austritt hat keine Personalakte. Ein Zeugnis entsteht nur in einer Personalakte, deshalb fehlt der Knopf.

Alle Geräte zurück: Dann steht unter «Rückgabe» «Alle Geräte zurück». Ist die passende Aufgabe noch offen, schlägt die Checkliste vor, sie mit «Aufgabe erledigen» abzuhaken.

Keine Geräte: Hatte die Person nie ein Gerät, steht dort «Keine Geräte zugewiesen.» Die Aufgabe zur Rückgabe haken Sie dann selbst ab oder lassen sie entfallen.

Aufgabe trifft nicht zu: Lassen Sie sie mit einer Begründung entfallen, siehe Aufgabe entfällt oder kommt hinzu. Beim Abschluss zählt sie dann nicht als offen.

Abschluss vor dem letzten Tag: Das ist möglich, die Rückfrage nennt dann das Austrittsdatum. Die Person gilt ab dem Abschluss als ausgetreten.

Häufige Fragen

Muss jeder Austritt eine Checkliste haben? Nein. Einen Austritt, der auf HR wartet, schliessen Sie auch ohne eröffnete Checkliste über das Menü ⋮ ab.

Wo lade ich das Austrittsblatt herunter? Oben im Kopf über «Austrittsblatt». Den Knopf sehen HR, Admin und die Bereichsleitung des Bereichs.

Sieht die Fachleitung das Arbeitszeugnis? Nur, wenn sie am Zeugnis beteiligt ist, etwa mit der Beurteilung. Dann zeigt ihr die Karte den Stand. Mehr dazu unter Leistung und Verhalten beurteilen.